【DXコラム】手書き転記作業をゼロに！デジタル化で無駄を解消する方法

手書きの書類をPCに転記する作業、これは多くの現場で見られる「報われない生産性ゼロの業務」の一例です。今回は、この無駄を排除し、業務効率を大幅に向上させるための解決策を探っていきます。

ケーススタディ：手書き日報の転記が続く製造現場

ある製造業の現場では、作業員が毎日、手書きの日報を作成しています。当時は、現場にPCがなく手書きが主流でしたが、時代は変わりデジタル化が進んでもなお、PCを使わず手書き日報を続けています。

一方、上長はその手書きの日報をPCに入力するよう新人の女性社員に依頼し、この転記作業が日常業務として定着してしまっています。彼女が他の業務で忙しくなっても、転記作業だけは残り続け、全体の生産性を低下させている状況です。

このような手書きからの転記作業をなくすためには、まず「この日報は誰が、何のために必要なのか？」という根本的な問いからスタートする必要があります。そして、転記という手段が本当に必要なのかを再検討します。

現在の技術を使えば、現場にPCやタブレットを導入し、作業員が直接デジタルデータを入力することが可能です。現場作業員がPCに慣れていない場合でも、簡単な入力方法や専用のアプリを使えば、手書き日報をなくし、転記作業の手間を完全に省くことができます。

手書きと転記という二重の作業が生産性を損なっている一方で、企業にとって本当に必要なのは「データそのもの」です。手書き日報やPCへの転記はあくまでも手段であり、その手段が最も効率的でなければ意味がありません。

デジタルツールを活用すれば、日報はリアルタイムで共有され、データの入力と活用がスムーズに行えます。例えば、現場作業員がタブレットを使ってその場で入力したデータが、すぐに上長や管理部門と共有され、必要な情報が迅速に得られるようになるのです。

この問題の責任は、現場で作業を行う従業員だけではなく、上司や管理職にもあります。従来のやり方に固執せず、業務プロセスの見直しを行い、組織全体で非効率な作業を排除する必要があります。デジタル化の導入は、現場の生産性向上に直結する大きな課題です。

手書きの書類をPCに転記するという無駄な作業は、今すぐ廃止するべきです。デジタル化によって、業務の効率化はもちろん、データの活用もスムーズになります。手段と目的を混同せず、必要な業務を効率よく進めるための手段を選びましょう。

「まちの総務」は、あなたの現場の困ったを解決するためのサポートをしています。業務のデジタル化を進め、生産性ゼロの作業から解放される第一歩を一緒に踏み出しましょう！