お客様からのご相談：事務業務の非効率をどう改善する？
先日、お客様から次のようなご相談をいただきました：
「従業員（事務員）の時間管理ができておらず、業務が非効率です。どうしたら改善できますか？」
このお悩みは、単なる時間管理の話ではなく、日々の業務進行や指示の出し方に迷いがある状況が背景にあるようでした。
さらに話を深掘りすると、次のような課題が浮かび上がりました：
- 中途採用の方が加わり半年経過。しかし、人員増加による効率化が実感できない。
- 他の職員の負担軽減や新たな付加価値の創出が見えない。
- 業務量は変わらず、残業が増加している。
これはどの企業でも起こり得る、非常に共感できる悩みではないでしょうか？
そこで今回は、この課題に対する解決策を一緒に考えてみたいと思います。
課題を整理する：非効率の原因とは？
よくある状況を整理すると、次のような要素が挙げられます：
- 業務量の増加に伴い、人員を増強。
- しかし、新しいメンバーが期待通りに成果を出せていない。
- 各人のスキルや得意分野の違いから、同じタスクでも対応時間にばらつきがある。
- 結果として残業が増え、コストが増加。
これらの問題を個人の能力だけに帰結させるのは簡単ですが、実は指示を出す側のタイムマネジメント力が課題である場合も多いのです。
タイムマネジメントとは？
タイムマネジメントとは、 日々の活動や業務を計画的かつ効率的に進めるための手法や原則 のことです。主な要素として、以下が挙げられます：
- 目標設定
- 優先順位付け
- スケジュール管理
- タスク管理
- 時間の無駄を最小限にする工夫
- 業務の進捗状況の可視化
適切に行えば、生産性向上やストレス軽減につながります。では、この考え方を具体的な業務改善にどう活用できるでしょうか？
解決策：業務の見える化を実現する「タスク分け」
タイムマネジメントの最初のステップは、 業務の可視化 です。具体的なアプローチを以下に示します：
1. タスクを細分化する
業務を小さな単位に分解し、チーム全体や個人の担当業務を明確化します。
- 例：「顧客対応」をさらに細かく分けて、「問い合わせ対応」「報告書作成」などに分解。
2. 標準時間を設定する
各タスクにかかる標準的な時間を決めます。個人差がある場合は平均時間を基準とし、担当者の実績を基に調整します。
3. コミットメントを求める
指示を出す際、タスクの目安時間と成果物の完成目標を伝えます。これにより、進捗状況を双方で管理可能になります。
4. 成果を評価する
- 予定より早い場合：「頑張り」を評価。
- 遅れた場合：「理由」を明確化し、次回に活かします。
タイムマネジメントのデジタル化で得られるメリット
こうしたタイムマネジメントを取り入れることで、以下のようなメリットが得られます：
- 業務の進捗状況が明確化：感情的な判断ではなく、タスクの進捗で評価できる。
- 残業の要因が可視化：残業が指示によるものかサービス残業かを明確化。
- DXへの第一歩：アナログ業務からデジタル管理への移行をスムーズに進められる。
まとめ：まずは見える化から始めよう
タイムマネジメントは難しいイメージがありますが、最初の一歩は「業務の見える化」です。これを進めることで、従業員の負担軽減や業務効率化、そしてDXへの道が開けるはずです。
業務改善のヒントとして、ぜひ一度試してみてください！