ネットニュースで報じられた大手企業の事例によれば、AIを活用した業務効率化が進んでおり、議事録作成においては約7割の時間短縮が実現されているそうだ。これは良い方向性のように思える。
しかし、その報道から1時間かけて議事録を作成することに驚きを覚えた。議事録作成に1時間もかかるのか？と疑問を感じた。
日本は特に会議好きとして知られている。しかし、会議で何かを決めるというよりも、決めるための議題を考え、議論する内容を検討し、そのための資料作成に時間を費やし、部門調整に時間を費やし、集まって資料の説明に時間を費やし、結局は次回に持ち越しになる…という状況がある。
会議自体が手段ではなく目的であることや、議事録作成も非効率な課題であることが示唆されている。多くの人が集まって日々会議調整をし、そして会議を行い、最後に議事録を作成する。この議事録作成に1時間という事実を考えると、この作業は比較的若手に任せられている傾向もある。
そこで、考えてみた。若手に任せられるこの議事録作成は、その1時間がかなり無駄ではないか？
そして、それをAIで7割削減できるのではないか？
AIを活用した議事録作成の手順は以下の通りである。
- 手順1：音声認識ソフトをインストールする
- 手順2：会議を録音し、文字起こしを行う
- 手順3：テキストを前処理する
- 手順4：要約し、キーポイントを抽出する
- 手順5：議事録をドキュメントファイルにまとめる
- 手順6：人間によるレビューと修正を行う
しかし、この技術の発展は単なる便利さだけではない。何かもっと先にできることはないだろうか？
そもそも、会議自体を効率化しないのか？議事録も全てをAI要約に任せるのではなく、要点をサッとまとめて10分以内に仕上げる努力はないのか？
まずは、議事録に1時間もかけている現状やその環境に疑問を持つべきだろう。
しかし、長年の慣習は簡単に変わるものではない。だからこそ、テクノロジーに任せることも一つの手段となる。
最後に付け加えるが、議事録の作成時間をAIで短縮すること自体がDXとは限らない。AIを使わずに、議事録の作成時間を半分以下に削減するか、または無駄な議事録を廃止するような変革を行うことが「DX」であると認識すべきだろう。