私は、仕事上なのか性格上なのかわかりませんが、ムダとか非効率が結構嫌いです。
なので無駄や非効率を避けることを重視しています。
非効率な行為の中に会合と言うのも含まれます
会議も非効率な行為の一つとされることがあり、特に「確認のための定例会的な会議」はその代表例です。人が集まることが目的になりがちなこのような会議では、議論が表面的になり、本来の目的が見失われることがあります。例えば、「会議が多くて忙しい」という声がよく聞かれますが、その会議自体にどれだけのメリットや意義があるのか、時間を無駄にしていないかといったことを考える必要があります。
とはいえ、私自身、議論や意見交換、合意形成の重要性は認識しており、これらは非常に大切だと考えています。リモートでの議論でも良い内容と、顔を突き合わせて表情を確認しながら進めるべき議論の違いも存在します。
無駄な会議や集まりを判断する際の基準は、過去の話題か未来の話題かに分けられます。ここでいう過去の話題とは、単なる報告会や定例会のことです。資料に目を通しておけば済む内容を、わざわざ報告会で確認するのは非効率です。こうした場合、テキストやチャットでの共有が適切です。
一方、未来に向けた話題については、積極的に議論するべきです。未来に向けての計画や目標に対して、関係者で合意を形成し、具体的な議論を進めることが重要です。このプロセスを通じて、必要な人数やキーマンが明確になり、本質的な議論が可能になります。
あなたの会社ではどちらのタイプの会議が多いですか？
リソースが豊富な企業ほど、過去の確認が多くなる傾向がありますが、それは非効率を助長する可能性があります。会議の在り方を見直し、「Time is Money」の精神で、確認作業から創造的な前向きな議論へと進化させていきましょう。