お客様先でシステムに関するご相談を受ける中で、意外にも多くの現場で議論が頓挫する原因となっているのが、「FAX問題」です。

前回のコラムでは、対話型AIを使って「FAXが廃止できない理由や背景」について掘り下げました。そこには多くのネガティブな要素が存在しますが、実はそれらは他のデジタル化推進における課題と根は同じです。まさに、デジタル庁が掲げるDX推進の本丸であり、強力なリーダーシップが求められるテーマだと感じています。

脱FAXが切り開く、中小製造業の受発注改革

今回は、受発注業務を担う中小製造業に焦点を当て、「脱FAX」が実現した後にどのような未来が見えるのかを考えてみたいと思います。

まず結論から申し上げます。

「FAXの存在が、企業間取引の抜本的な変革を思考停止に陥らせている」

このような構図です。

例えば、企業間の受発注システムを考える際、本来であればデジタル共通基盤やデータの電子化を前提に議論すべきところが、「FAXがあるから」という理由だけで、FAX前提の仕組みづくりを強いられてしまうのです。

かつてはFAXの廃止とシステム化を模索した時代もありましたが、結局、根強いFAX依存から脱却できず、FAXを前提とした「中途半端な仕組み」が各所に乱立する結果となりました。

デジタル格差がもたらす現場の疲弊

企業規模によるデジタル格差も、さらに状況を複雑にしています。

  • 大企業：FAXを排除した独自システムの導入が進む
  • 中小企業：FAXベースのシステムか、そもそも非システム運用が主流

その結果、同じように発注を受ける立場でも、受注側ではさまざまな形式の仕組みが混在し、現場には専任担当者が必要となり、日々の業務が煩雑化・属人化しています。

業務は非効率を極め、現場は慢性的な人手不足。にもかかわらず、肝心の仕組みは変わらず、結果として人海戦術で支えるしかない――そんな悪循環に、多くの現場が苦しんでいます。

「もしFAXがなかったら」…想像してみる未来像

では、仮にFAXがなかったら、どのような世界が待っているのでしょうか？

Case 1：メールと電子データで効率化

発注は電子データをメール送信。受注側は届いたデータをコピペで社内展開。
フォーマットを固定すればRPAによる自動処理も可能で、転記ミスや確認作業が激減。

Case 2：Web発注画面の活用

発注者が相手企業のWeb発注画面に直接入力。
受注側はそのまま自社システムに取り込み、生産に反映。人為的ミスが減り、専任担当は不要に。

Case 3：業界横断型のWeb発注プラットフォーム

Amazonのような法人向けWeb発注プラットフォームが登場。
ログイン後に商品を選択・発注し、受注側はシステムで展開・生産・決済まで一気通貫。まさにEDIの進化系です。

WebEDIは中小企業の希望になり得るか

近年、Web業界――特にクラウド分野では、こうした取り組みへの注目が高まっています。
例えば、「ISDNのディジタル通信モード終了」が示すように、FAXを取り巻くインフラはすでに限界を迎えつつあります。

いずれこの流れは、確実にやってきます。
それがGAFAのようなビッグテックによるものなのか、アグレッシブなスタートアップによるものかはわかりませんが、構想自体はすでに動き始めている可能性が高いでしょう。

実は「まちの総務」でも、すでに構想は固まりつつあり、〇〇協議会などとの連携でモデルケースを構築する準備を進めています。

倒すべきラストボスは「FAX」

こうした未来を阻んでいる最大のハードルこそ、FAXの存在です。
かつては「便利な道具」だったFAXが、今では次なる進化への最大の障壁となっている。この事実に、多くの方がまだ気づいていないのが現状です。

今後のDX研修会などでは、この「脱FAX」をケーススタディとして取り上げ、真剣な議論のきっかけにしていきたいと考えています。

まとめ：FAXを超えて、未来へ

「FAXがあるから仕方ない」ではなく、
「FAXがなければ、もっと自由に、もっとスマートに」業務は変えられます。

これからの中小製造業が目指すべきは、FAXの呪縛から解き放たれた先にある、真の業務効率化とデジタル化です。

その第一歩は、現状を疑い、議論を始めることから。
あなたの職場でも、ぜひ「脱FAX」の議論を始めてみませんか？