前回は士業事務所の先生や職員の方々の良い意味での堅物（真面目）や変化を遅らすについて述べました。
ネガティブな情報だけなら誰でも言えますが、そこは「まちの総務」にお任せ下さい。
多くの事例と経験で適切なアドバイスをさせていただきます。
全ての事務作業業務に蔓延る同様の課題「非効率業務3大悪」
過去にも記事にしましたが
士業のお客様の業務分析をさせていただいた事があります。
その結果、お仕事の３:７位の割合でお仕事が進んでおりました。
コア業務30%：専門家として必要業務（面談したり難しい判断したり）
ノンコア業務70%：専門外業務で事務作業や付帯作業（代替可能）
悲しいかなこんな結果が導きました。
ここから言えるのは、約８割方合理化可能な事務作業や誰で代替のきく業務を行ないむしろ「忙しい」と言われる業務のほとんどがこの８割以上と言う事実です。ここは徹底的に倒すか合理化するしか無いですね。
ポイントは3つ
デジタルの力で「探す、調べる、転記する」を撲滅
・業務フローを完全タスク化して多能工から単能工化する
・職員で共有すべき情報はDB化すべき
・デジタル力で「探す、調べる、転記する」を撲滅
この内容は別のブログでシリーズ化しているのでそちらを参照下さい。
士業をDXハックする①先ずは基本の基からスタート
・業務フローを完全タスク化して多能工から単能工化する
「多能工、単能工」規模拡大時に迷う選択
ポイントは業務の分解（タスク化）を行い横串を指すイメージです。
ヒントは「身近な話題からデジタル化アプローチの日米文化の違い」ここにあります。
・職員で共有すべき情報はDB化すべき
今回のポイントはここになります。
会計事務所なのでは専用システム導入して、顧客情報などはシステム上で共有されているかもですが、その他の士業として考えて見て下さい。
3大非効率要因の一つ「転記する」の効率化案です。
比較的この業界がオンライン（リモート）に向かない業種なのは
- 地域に根ざしている
- 顧客がデジタル苦手
- デリケートな内容なのでリアル面談が必要
この様な刷り込みもあります（今後は変わって行きますが）その際にお客様情報やヒアリング内容をメモ又は専用シートに手書きしていませんか？特に士業関係の方は手書きメモ好きな傾向があります。
この手書きは「百害あって一利無し」です。
メモはメモであって、二次活用は適さず共有も出来ずに改めてテキスト化したりしていませんか？（ムダの極致）
この情報を面談時に紙に書かずにテキスト文字に出来たら良く無いですか？
客先で失礼に当たる…紙なら良くタブレットはダメと言う思い過ごしです。
一言「メモ入力させてもらいます」と声かけするだけですね。
この一手間が重要です。これこそがデータの一元化であり共有のための情報DBになります。
でもこの部分のシステム化はお高いのでしょう？
はい…ウソです。
サクッと「kintone」を導入しましょう。
月額＠1500円で最低5名からの契約なので月額7500円で導入可能です。もちろん基本顧客管理のサンプルもありますし、お話を伺いながらサクッと組み立てる事も可能です。
※組立てるとは「kintone」はノーコードツールなのでブロックを組込むイメージです。
この部分は後で細かく記事にしますが
サポートも含めて「まちの総務」で対応させていただきます。
この3つで情報武装進めて行けば、7割のノンコア業務がデジタル化出来事務の効率化は可能になります。
1番の効果はデジタル化では無く、一つのキッカケでデジタル化の意識が向上して効率化の意識が高まると言う「マインドチェンジ」につながります。
先ずは目先からデジタル化のマインドチェンジを準備しておく事で今後訪れるでしょう「AIによる変革」時の対応も可能になります。
一緒に「デジタルマインドチェンジ」をして行きましょう。
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