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╋■┛ 『まちの総務』メルマガ通信 No209
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■【ITサポート】企業のIT担当が絶対に行うべきお仕事No1は「ナレッジ管理」①
長年、IT系のデジタルに関するお仕事を通じて「ビッグデータ」の重要性を理解しています。ビッグデータと言うと何か仰々しいですが、要は「情報をためましょう」になります。これは結構大事な事ですが、出来ていないケースが多いです。
企業さまのITサポートを行う際に必ずアドバイスする項目があります。
特に中小企業などのIT担当者は兼業の場合なども多いですが数百台近くのPCを管理している会社などでは、日々様々なトラブルや問合せに対応していると思います。
IT担当者と言うと、PC知識も有り多くの問合せに比較的フッ軽で対応してくれていると思います。1件1件は軽微でも、これが日々繰り返されると結構なストレスです。上司も把握出来ずに「何やら忙しく対応しているな」と少し他人事です。
「情報をナレッジとしてためていますか？」
と尋ねると100%の確率で「ためていません」と返ってきます。「なぜ？」と聞くと「些細な内容なので報告するまでも無い」こんな答弁になります。 心当たりないですか？
実はこの「些細な内容なので報告するまでも無い」は大きく間違っています。「些細な事だからサービスで対応しています」は担当個人の考えで業務時間中の行為は「お仕事としての対応」になります。
・IT担当者は運用は得意ですが、管理が苦手
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□┓ お金の勉強
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■【お金と投資】「わからない」を超える力 マネーリテラシーとデジタルの共通点を探る旅
「投資ってギャンブルみたいで怖い」
「NISAとかiDeCoとか、名前は聞くけど内容がチンプンカンプン」
「AIとかDXって、結局何をすればいいのかわからない」
マネーもデジタルも、話題には上がるけれど、「わからない」が先に立って、一歩を踏み出せない。そんな感覚、あなたにもありませんか？
実はこれ、特別なことではありません。「知らない」→「怖い」→「避ける」という流れはごく自然な心理反応です。
ですが、それをそのままにしておくと、知らないことは一生“遠い世界”のまま。そして時代だけがどんどん先に進んでいきます。
■ 知らないことに触れると、脳が一瞬フリーズする
私自身、最近になってマネーリテラシーを学び直し始めました。制度、仕組み、専門用語のオンパレード。初めて触れる言葉ばかりで、正直、毎回頭がパンクしそうです。けれどこの感覚、どこかで味わったことがある……そう、それはデジタル知識に初めて触れたときと、そっくりでした。
API？クラウド？…何それ？
ドルコスト平均法？インデックス投資？…ちょっと待って「よくわからない言葉」が出てきた瞬間、思考は止まり、検索しても余計に混乱し、進もうとする気持ちがくじかれる。これ、完全に“初学者あるある”です。
■ 共通するのは、「理解までの道筋が見えにくい」こと
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□┓ まちの総務コラム
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■【DXコラム】ISO取得事業者ほど「kintone」を導入すべき理由
ちょっと釣り的な表現になってしまいましたが事実です。その理由は「ISOとシステム化の親和性が高い」です。
ISOの語源は「国際標準」です。旧来の日本型KKD（カン・ケイケン・ドキョウ）のモノづくりから「国際標準に則り管理体制を築きましょう」になります。アナログでやって来たモノづくりをルールに則り標準化して体系化したものです。
これこそが「ISOとシステム化の親和性が高い」につながります。
「システム＝仕組み（標準化）」です、これをコンピュータシステムに組み込むとシステムが完成します。
ISO取得の大手企業では既にこの手のシステム化は進んでおりますが中堅から小規模のISO取得事業所ではシステム化と言うよりもExcelにより台帳系が進んでいる印象です。
特にISO取得の主幹部署にもなる品質管理部などがこの対象にあたり
・ユーザークレーム台帳
・計測器校正台帳
・設備保守管理台帳
・工程不適合品台帳
この辺はどこの会社でも規模の大小関係なく進めていますよね。ISOの管理手順に則り、これらを全てkintoneに置き換えて共有管理を行います。Excelではこの共有管理や展開が苦手になります。データをkintone上に構築して複数人で共有して運用管理を行います。
これらを置き換えるだけでもkintoneを活用する意義があります。データもみんなで管理しますから情報の価値も高まります。
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□┓ デジタル講座
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■【デジタル講座Google NotebookLMとは？ブログやドキュメントが“知的資産”に変わる革新AIの実力と使い方
2024年7月、Googleが「NotebookLM」の日本語版を正式リリースしました。これは、生成AIの力を活用した“パーソナルナレッジアシスタント”とも呼べる画期的なツールです。
私は業務系ブログを10年以上運営しており、記事の蓄積も増えてきた中で、
「過去の記事を体系化し、情報として整理・再構成したい」
「ゆくゆくは電子書籍として出版したい」
という構想を温めてきました。
しかし、これを実現するには以下のような課題がありました。情報の粒度や視点が記事ごとに異なり、体系化が困難どこに何が書かれているか、自分でも整理できていない重複・冗長な記述が多く、まとめ直すのに時間がかかるそんな中、NotebookLMを試してみたところ、これはブログの書籍化構想に現実的な道筋を
与えてくれる」と直感しました。以下では、その理由を整理してお伝えします。
◯ できることの例
要約生成：PDFやGoogleドキュメントから要点を抽出
質問応答：アップロードした資料に即した文脈でのQ\&Aが可能
草案作成：既存の資料をもとに新たなアウトラインや記事案を生成
比較・分析：複数資料を横断的に読み取り、対比・要約を提示
例えば、自分のブログ記事や過去の業務ドキュメントをNotebookLMに読み込ませれば、「どのような観点で整理されているか」「重複しているトピックは何か」「不足している視点は何か」などが瞬時に見えてきます。
■ 自分だけの“思考パートナー”ができる
NotebookLMの最大の特徴は、「自分の資料に特化してくれるAI」という点です。
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□┓ 編集後記
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知らない町を訪ね、新しい発見をする旅は心を豊かにしてくれます。最近では、旅の計画段階で「対話型AI」を使うことで、その楽しみ方が大きく広がっています。「〇〇方面でおすすめの観光地やグルメは？」「2泊3日のモデルプランと概算予算を考えて」こうした質問を投げかければ、AIが効率的に情報を整理して提案してくれます。その内容をGoogleマップや動画で下調べすればまるで事前に“仮想旅行”をしているような感覚に。
あとは実際に現地を訪れ、計画を検証するだけ。こうして「仮想旅」と「現実旅」を組み合わせたハイブリッドな旅行スタイルは、新しい時代の楽しみ方といえるでしょう。次のお出かけでは、ぜひAIを旅のコンシェルジュにして、仮想と現実を行き来する新感覚の旅を味わってみてはいかがでしょうか。
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