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╋■┛ 『まちの総務』メルマガ通信 No212
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■「まちの総務」未来予想図 プログラムの民主化②バックオフィスSYSの横串案
バックオフィスSYSの横串案
バックオフィスとは、企業活動を行う中、切っても切れない後方支援部隊の業務です。企業のHPなどでは製品技術などフロント業務などが積極的にPRされますがバックオフィス業務は一見地味ですが企業活動には無くてはならない重要な業務です。
これは、世界中の企業、規模の大小関係無く存在する大切な部門ではありますがバックオフィスと言う名前がいけないのか「裏方」の印象や利益を生み出さない「コストセンター」と呼ばれたりしています。このような事もあり、特に中小企業などでは効率化予算組や人員増強も厳しい会社もあるようです。
その割に定期、非定期と様々な業務や納期に追われており
その上に対応人数も少なく、完全なる属人化している企業も多いのも事実です。
その部分に「まちの総務」としてサポート出来ないか？がテーマです。
その際の鍵になるのが、各社同様の業務（共通業務）の洗い出しです。
共通業務の洗い出し
・共通業務でも各社の違いはあるのか？確認
・各社違い（オリジナル部）の汎用化の可否
・各社で行っている仕組みの確認
・ベストプラクティスの選定
・他社展開
先ずはこんな所か、はじめてみましょうが第一弾になります。
それらを総してこれを組織と言う枠組みでは無く、バックオフィス業務に対して企業毎では無く企業間で同様の仕組みで行う事で、システム化推奨したり属人化を避けて行きましょうの考え方につながります。
詳しくはWebで
□┓ Excel編集の極意
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■【Excel編集の極意第2回】「今あるExcel資産、どう活かす？」～テンプレートと変換ツールの具体例～
今回はシリーズ第2回として、実際の対応策である「テンプレート」や「変換ツール」の具体例をご紹介しながら、現場のExcelファイルをどう有効活用するかについて掘り下げていきます。
なぜ「テンプレート」と「変換ツール」が必要なのか？
Excelファイルは、現場ごとにフォーマットが異なり、独自のルールで作られていることが多いため、以下のような課題が発生しがちです。
- 同じ内容でも、人によって列の順序や項目名が違う
- 見やすくするために結合セルや色分けを多用していて、データ処理に不向き
- 月単位・支店単位などでファイルやシートが分割され、集計が煩雑
つまり、「蓄積されたExcel資産をそのままでは活かしにくい」状況になっているのです。この課題を解決する鍵が、テンプレートの標準化と自動変換ツールの活用です。
実例①：業務用テンプレート（縦持ち形式）
実例②：変換ツール（横 → 縦形式）
詳しくはWebで
□┓ まちの総務コラム
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■【DXコラム】【まちの総務的視点】いつの時代も一定数いるネガティブキーマンの攻略は無理ゲー
良く言われる「日本はデジタル後進国」とか「世界から周回遅れた日本」と揶揄されますがこれには根本的な部分でのキーマンがいると言うお話
島国独特なのか、世界を見渡せば特殊ではないのか分かりませんが、大方の方が「こっちの方向が良い」と言っても「その方向は間違い」と言う一部の反論は間違いなくあります。
「良い社会を目指しましょう」には大方賛成でも「ネガティブキャンペーン」を張る一定数の方がおります。これが全て悪いとは言いませんが前に進む場合のブレーキになっているのは事実です。
この問題を少し、周りの近い現場に落とし込むと顕著です。
企業内で「デジタル化を進めていきましょう」と機運が高まっても「ストップをかけるキーマンが必ず存在（一定数）します」
その場合厄介なのは、このキーマンが社内で力を持っている（発言力）ある方の場合です。
詳しくはWebで
□┓ お知らせ
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□┓ 編集後記
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今年の夏は猛暑が長く続き、本当に厳しい季節でしたが、9月に入りようやく秋の気配を感じられるようになってきました。夜にエアコンを使わずに眠れることが、これほどありがたいことなのかと改めて実感しています。もっとも、人間とは欲深いもので、冬になれば「早く暖かくならないかな」と思う自分がいるのも事実です。だからこそ、移ろいやすく短い秋を大切に、存分に味わいたいと感じています。皆さんは、この秋をどのように過ごされるのでしょうか。
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