製造業でのISO経験者やシステムエンジニアで有れば共感していただけるでしょう「マニュアルの重要性」
ISO国際標準化の「功」はなんと言っても「マニュアル」整備があるでしょう。
ファストフードなどでも誰でも標準化出来る「マニュアル」の存在意義は大きいです。
日本独特の「背中を見て学ぶ」文化は今や過去のものです。
しかしながら、多くの中小現場（事務所）などではこの「マニュアル」自体が無い場合が多いです。
- 「仕事は言葉で伝えて覚えてもらう」
- 「忙しくてマニュアルなど作っている時間がない」
こんな感じかと思います。
多くの方が「マニュアル作成」と言われると「余計な仕事とか面倒」が先に来る様です。
企業向けの社員セミナーなどで課題を伺う中でも課題は「教えるのが大変、マニュアルが整備されていない」などが上位です。
必要性は理解していても何故か進まないマニュアル化
進まない圧倒的な理由は「面倒」です。
頑張っても評価されない仕組みなのかもですね。
もう一つ大きな問題もあります
それは手書きメモの存在です。
新入社員が入社して先輩社員が仕事を教える場合新人さんは手書きのメモをノートなどに書いていませんか？このアナログ作業にも一因があります。
手書きメモは個人用でしか無くこれが表に出る事はありません。
なのでこうやって脈々と語り継がれ手書きメモだけが机の中だけに閉じて…
毎回同じ手間を繰り返し、その結果「教えるのが大変、マニュアルが整備されていない」につながります。
「作業マニュアル」と言うと何故が仰々しく思いメーカーが作る様な詳細マニュアルなどをイメージする方も多いです。しかし、現場のマニュアルに完璧を求める必要はありません。
マニュアルは口頭説明を言語化したに過ぎません。
口頭説明が言語化できれば、それを並列したのがフローチャートになります。そのフローチャートに不足部分の説明が入り画面スクショなどが入ればそのままマニュアルになります。
そこまで言っても「文書をPCに打ち込むのが面倒」…身も蓋もありませんが
そんな時の対応は新人さんや部署異動があり仕事の引継ぎなどをする時がチャンスです。
先ずは大前提として教わる際の「手書きメモは絶対にやめて下さい」
必ずPCやスマホでもOK、メモ書き（デジタル）で残す習慣を付けて下さい。
この際は精度や細かさは不要です。
自分の言葉で箇条書きでも良いので流れに沿って入力して下さい。
その際に現物に写真や画面スクショも一緒に撮って下さい。
ここまで出来れば後は簡単です。
メモ入力した文字列をWordやExcelにコピペして
お仕事の流れ（フローチャート）にして横に写真スクショ画像を貼り付け簡易マニュアルにして保存して下さい。
先にも言った様にここで重要なのは精度では無く、自分で解る事です。
自分で解るマニュアルが出来れば、次に誰かに伝える時に言葉では無くこのマニュアルを通じて教えて、不足分を追記して行けば良いです。
ここで初めて精度が高まりマニュアルの質が上がります。また、このようにフローチャートとして客観的に見る仕組みが出来れば
ムダ行為（二重転記や二重確認）なども見えて来て、改善のためのヒントにもなります。マニュアルがある事で第三者にも簡単に説明が出来て自動化（仕組み化）する際の仕様書ベースにもなり得ます。
この位マニュアルと言うのはお仕事をする上で重要な位置付けです。
デジタル化が進んでいない会社ではマニュアル文化も醸成していません。
デジタル化の第一歩としてマニュアル化に時間を割いて見てください。
「忙しいから作る時間が無い」では無く
「忙しいからこそ、マニュアルを作る」に経営者も従業員もマインドチェンジをして見て下さい。
もう少し「マニュアル」について深堀して見ます。
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