「まちの総務」経由で、こんなご相談が寄せられました。
「会社で文書作成にExcelを使っていますが、Wordは苦手です」

文書作成にはどのツールを使っても構いませんが、情報を共有する際には、関係者同士で同じフォーマットを使うことが重要です。そのため、WordではなくExcelで文書を作成する方がいると、情報共有の面で手間や不便を感じることが増えてしまいます。

Excelで慣れているけどWordが苦手な理由とは？

「Excelは使えるけれど、Wordはちょっと…」という方、意外と多いのではないでしょうか？この現象にはいくつかの理由があります。たとえば、Excelのように「好きな場所にカーソルを置いて入力を始められない」という不便さを感じるからです。

Excelではセルに自由に文字を入力できるため、行や段落をあまり意識せず文書を作成できますが、Wordは行や段落に沿って入力していくため、窮屈に感じることがあるかもしれません。特に画像を挿入したときの位置調整も手間と感じる方が多いようです。

共有ツールとしてのWordの役割

クラウド化やデジタル情報の共有が進んだ現在では、文書ツールの違いが思わぬストレスのもとになることも。Wordが主流のため、Excelで作成した文書を共有する際には見づらさや加工の手間が発生し、情報のやりとりがスムーズでなくなります。個人の作業ならまだしも、他の人と共有する機会が増えた今は、Wordに慣れておくと作業がスムーズになります。

タスク分けで「Wordの苦手意識」を軽減する方法

Wordに対する苦手意識を軽減するためにおすすめの方法が「タスクを分けて作業する」というやり方です。以下のステップを参考にしてください。

ステップ1: まずは文章を作成

レイアウトやフォーマットは気にせず、まずは文面に集中しましょう。文章を自由に作り上げることで、思考もまとまりやすくなります。

ステップ2: 文書の体裁を整える

文章が完成したら、フォントや段落設定、画像の配置などのフォーマット調整を行います。これにより、集中して文章を考える時間と体裁を整える時間を分けることができ、効率が上がります。

タスク分けの効果：効率とストレスの軽減

脳の働きとしても、文書作成（入力）と体裁の整備を別々のタスクとして進める方が、ストレスや時間の節約になります。WordやExcelだけでなく、他のツールでも同様に効率よく作業を進められるでしょう。

この方法でWordの苦手意識を少しずつ克服して、文書作成をもっと楽しく、スムーズにしてみてください。

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