顧客サポートの状況を共有しながらみんなでパッピーになりましょう。
多くの士業事務所は昔ながらの業務遂行から脱皮出来ずに不効率な業界と伺っています。
そんな業界にも何か参考になればと言い想いで

「士業をDXハックする」をシリーズ展開

前回は第二ステージの「無駄な転記作業はしていませんよね?」の対応方法でした。

第三ステージの今回は「業務フローチャートは明確ですか?」の対応です。

多くの方はマニュアルとかの類が嫌いな方が多いです。

普通のサラリーマンの世界でも古来の職人技の様に先輩の「背中を見て育つ」これは一見笑い話のようですが、結構あるあるです。
日本のものづくり文化の立役者でもある「ISO国際標準」などの取得企業で有れば比較的マニュアル類や業務フローなどの準備は進んでいますが

それ以外の業界では皆無と言っても良いと思います。
しかし「なくても良い」では済まされません。
業務の効率化のためには避けて通れない王道です。

業務フローチャート(業務タスク)の有効性

  • 全体の流れが整理出来ます
  • 見える化により無駄な業務が明確になります
  • お仕事のレベル分けができます(コア、ノンコア)
  • 継承、教育用に活用出来ます

以上を踏まえて方法論です。

業務のフローチャート(業務タスク)は明確になってますか?

業務タスク内の作業の分類は出来ていますか?(コア、ノンコア)以上の内容を文書化して下さい。ここのフロー順番の業務タスクが第一ステージのフォルダ構成になります。
業務タスクが明確になったら

業務タスク内の成果物の雛型を体系化(選択式)

雛型(フォーマット文書)を準備して体系化します。
体系化?
文書表現し難いですが、雛型を選ぶ基準(条件作業)を明確化して選択条件用のファイル名にしておきます。この雛型条件の体系化は次の第四ステージで重要な役割になりますので確実に行って下さい。

詳細は次の章で解説します。

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