現場のリアルとして「kintone活用」のシステム開発の現場をシリーズとしてお伝えします。
今回の内容は「見積書＆請求書」の作成連携です。「見積書＆請求書」と言えば、大手だけで無く中小企業、小規模含め全ての事業者では作成している標準的な業務です。
多くはExcelやWordで作成して、印刷（時に押印）又はPDF化してお客様へお渡ししています。これは昭和時代から脈々と受け継がれて来た全企業での共通業務です。
お客様からこんな問合せが
「見積書や請求書はシステム化出来ないの？」
「もちろん出来ます、逆に既にこの類は出尽くしております」
「何か専用のSaaSシステム導入が必要かなぁ」
「それもありますが、kintoneでサクッと作って運用しましょう」
「そうすれば自社内で応用も出来るので便利です」
こんな軽いノリで「kintoneによる見積書＆請求書アプリ」の作成です
アプリ作成と言うと何か敷居が高くなりますがそこはノーコードアプリの実力「えっマジそんな簡単なの」って感じで「kintone活用の実践」として
「kintone使えばこんな感じで出来ますよ」的に綴ってみます。
※簡単っと表現していますがそうは言っても基礎知識は必要です。
3つの機能を制して「見積書＆請求書」の作成連携
今回はkintoneの細かな使い方や詳細機能は省き「kintoneを使えばではこんな事が出来ますよ」的な説明内容についてになります。
「見積書＆請求書」をイメージして下さい。
一般的には「提出先の企業」と提供する「製品（サービス）内容と金額」を「見積書」を提示し、了承を得られれば「請求書」を発行する流れです。
「見積書＆請求書」をシステム化する場合には
①「企業マスター」：取引先企業名
②「製品マスター」：取扱い商品やサービスの単価（値段）
①と②の情報を組み合わせて「見積書」を作り「請求書」に自動コピー出来て
各々の履歴が確認できる仕組み
ここまでを今回のシステム開発の範囲として見ます。
そこで活用する機能が
- ルックアップ機能
- 関連レコード一覧機能
- アクション機能
この3つを抑えると今回の「見積書＆請求書」システムは制したも同然です。
・ルックアップ機能
ルックアップとは、他のアプリに登録されている情報を参照してデータを取得（コピー）することができる機能です。たとえば、お客様情報を何度も入力するのが大変なときすでに別アプリで顧客情報を管理していれば、そこから顧客情報をコピーして入力できます。
Excelで言うVlookup機能とイメージしてもらえると思います。郵便番号を入力すると住所を表示出来る様なイメージです。
・関連レコード一覧機能
関連レコード一覧とは、レコード詳細画面に「条件に一致したレコード」を一覧表示できる機能。ほかのアプリ、同じアプリのどちらのレコードも表示できます。たとえば、顧客データと案件データを別々に管理している状態で、顧客に紐づく案件データをまとめて見たい場合などに便利です。
Excelだと月単位データはシートを分けて管理している様な内容をkintone上で一画面でレコードとして管理可能です。
・アクション機能
アプリアクションを利用すると、指定したアプリにレコードのデータを転記できます。たとえば、注文管理アプリで毎回お客様の情報を手入力している場合、すでに別のアプリで管理している顧客リストから転記する、といったことが可能です。
見積書情報を請求書情報にコピーするイメージです。普通は複数レコードを含んだデータコピーは難しいです。
以上の3つの機能を使って
①2つのマスタ作成
「企業マスター」「製品マスター」の作成
②2つのアプリの作成
「見積書作成」「請求書作成（見積り内容のコピー）」
以上4つのアプリをkintone上に作成して連携します。
簡単な画面説明をリンクします。
以上を作成して、印刷画面を整えると「見積書＆請求書」の作成連携の完了です。
最初は多少のクセや基礎知識も必要ですが、この位の工数で簡単に作成が可能になります。
いかがですが？kintoneの実力は
もうこの分野はオリジナルアプリ無駄に作成する必要は無く、既に出回っている（出尽くしている）アプリを活用した方がお得です。
デジタル人材として企業が育成すべきはこの様な能力「汎用アプリをサクッと自社に導入して効果を最大限に活かす」が中小企業が目指すデジタル化推進と考えます。
「まちの総務」ではデジタル人材育成も併せてサポートしております。
忖度無く「kintone」はまちの総務も責任を持ってお勧め出来る素晴らしい製品です。
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