お客様先で新人君が入社し新人教育の相談があり、そのアドバイス内容を共有します。
新入社員が入った時こそ「業務マニュアル」を整備するチャンス
業務を教えながら
・デジタルスキルを身につける
・物事を体系的に捉える力をつける
・お仕事の段取りを行う力をつける
・継承出来る仕組みを作る
新入社員が入った時こそチャンスで、まさに一石十鳥です。それは「お仕事を覚えながら業務マニュアルを作る」です。
えっ！別に特別な事じゃ無いじゃん
と思うかもしれませんが、イヤイヤこれはかなり重要で新人君や組織に取っても大変重要で有用な内容になります。※この機会を見逃すとズーッと後悔します。
「絶対に必要とは認識しながらもやりたく無い面倒な業務」の上位に君臨する「業務マニュアル作成」そこの貴方、身に覚え無いですか？
属人化を防ぎ、継承性を担保するには絶対に必要、でも自分が作るのは面倒。で有れば「新人君にお仕事教えながら一緒に作ってしまいましょう」です。
まさに新人教育時がゴールデンチャンス期です。
その際に重要なポイント「手書きメモ禁止」
業務を教わる際にメモをとりますが手書メモは絶対に辞めさせてスマホでもノートPCでも良いのでメモは絶対にテキスト入力を徹底
先ずはこれだけでも絶対に徹底して下さい。
手書きメモはパーソナル用であり再活用の機会の無い無駄な処理です。これがテキスト文字であれば再活用出来るので「パーソナル→パブリック」になります。
この際に注意すべきは、いきなりWord文書などに生成しようと考えない事です。先ずはnotePadでも良いので「箇条書きでも手順や注意事項のメモだけでも残します」この際に注意すべき場所をスマホで「写真」も撮っておく事もおすすめです。表題だけは混乱するので目的名だけはしっかり付けておきます。
先ずはここだけ徹底して、テキストと写真を出来るだけ多く集めます。
ここで第一Stepは完了です。
第二Step文書生成
次は第二Stepとして文書生成（校正）になります。※何故Step分けしたかは思考を分けるためです
文書入力もままならない（苦手意識）中で正式な文書作成（Word制作）、苦手な文書まとめ、苦手なツール操作（Word）…苦手意識が働くので作業を分割します。
第二Stepで集めたメモテキストや画像写真をコピペでWordなどに配置します。
特に綺麗にまとめる必要はありません。先ずは自身で理解出来れば良いのです。ここで重要なのはデジタル文書としてドキュメント化する事です。
作成した文書ファイルに業務内容に沿った文書名を付けて共有ファイル上に保管して下さい。
ここまでで、一旦の役目は終了です。
「えっこれで終了？そんな内容で役に立つの？」ですが
「業務マニュアル」の役割は確かに「正確に業務を遂行するための手順書」でもありますが
業務を忘れずに遂行するための足掛かりでもあります。
業務マニュアルの最終Stepは
「使いながら成長して行く」です。
先に作ったマニュアルを元に作業を行って見て、マニュアル通りに作業遂行出来ればマニュアルは完成です。そして運用する際に不足項目や注意事項など見えて来る場合もあります。その時にベース内容に情報を付加して行けば良いだけです。そうして使いながらバージョンアップして精度を高めて行くだけです。
このように進めるだけで「マニュアル作らないと」と言う大きなプレッシャーから解放されて必要最低限の身の丈に合ったマニュアルが完成します。いきなり100点を目指さず、先ずは60点でOKにして徐々に精度アップを目指すのが1番効果的です。
まとめです。
先に書きました、以上の内容を新人教育時に取り組む事で
デジタルスキルを身につける
物事を体系的に捉える力をつける
お仕事の段取りを行う力をつける
継承出来る仕組みを作る
まさに一石十鳥の可能性は広がりませんか？
真面目だからこそ陥る矛盾
「絶対に必要とは認識しながらもやりたく無い面倒な業務」を先ずは100%目指さずに60%でも許容出来れば大きな進歩になると思います。
一歩進めて見ませんか？
－ＰＲ－