まちの総務が提唱する横串型協業のすすめ
業務効率化を目指し、共通業務の統合による横串型の協業スタイルを推奨しています。本コラムでは、その実現に向けた取り組みを丁寧に解説していきます。
第1弾：バックオフィスシステム各社オリジナル不要論とは？
まずは「バックオフィスシステム各社オリジナル不要論」について解説します。これは、多くの企業が独自に構築・運用しているバックオフィス業務の仕組みが、本当に特別なものなのかを問い直す試みです。
バックオフィス業務の現状
例えば、勤怠管理から給与計算に至るまでのプロセスを考えてみましょう。
- 大企業：自動化システムやアウトソーシングを活用
- 中小企業：Excelなど独自の方法で運用
- SaaS導入企業：汎用的なシステムを活用
こうした多様な形態がありますが、独自運用を行っている担当者からは「弊社は特殊なので汎用化は難しい」という声がよく聞かれます。
本当に特殊ですか？
しかし、給与計算の基本原理はどの企業でも共通です。
支給額 − 差引額 = 支払額
このシンプルな構造は、極論すればこれ以上でも以下でもありません。多少の違いはあるものの、見積書や請求書のフォーマットが異なる程度ではないでしょうか？
オリジナル運用の必要性を再考する
同様の業務に対して各社が独自運用を行う必要が本当にあるのか？ これが本コラムの問いかけです。しかし逆に考えると、他社がどのように業務を進めているかを知っていますか？ という疑問にもつながります。
情報共有が進まない理由
閉ざされた環境では、他社の情報を知る機会がほとんどありません。メーカーが宣伝する事例を目にする程度では、本質的な情報共有は難しいのが現実です。
共通課題はバックオフィス全般に存在
この問題は、給与計算に限らず、以下のようなバックオフィス業務全般に当てはまります。
- 出張旅費精算
- 購買管理
- 労務管理
- 会計処理
まだまだ多くの分野で共通課題が存在します。
担当者同士のコミュニティが重要
まちの総務的な発想ですが、同様の業務を行う各社の担当者が情報を共有し、意見を交換できる場を作ることが重要だと考えます。
- 現場の実態把握が最優先：メーカー製品の売り込み以前に、まずは現場を知ること
- 気軽に意見交換できる場：投稿や情報交換ができるコミュニティ作り
こだわりを製品に、バックオフィスは共通化へ
自社オリジナルのこだわりは技術や製品に活かし、バックオフィス業務は共通化を進めることで全体最適を目指しませんか？
その結果、
- 人材不足の解消
- 属人化の改善
- 業務継承の課題解決
といった効果が期待できます。
まずは「弊社は特殊だ」という思い込みを解きほぐすところから始めましょう。