最近お客様からグループウエアに関しての問合せが多くなっております。
グループウエアについて考察してみます。

「グループウエアを検討したいけど費用対効果は?」

このような質問を多く受けます。

ズバッと回答「迷うなら進めです」

理由としてはPCの成長過程に似ています。
今や社会インフラとなったPC購入を「費用対効果で選んでいますか?」
ここに尽きます。

グループウエアの実はこの類でして
文字通りパーソナルコンピュータ(PC):パーソナル(個人用)を
グループウエアを活用して社内連携用にするためのインフラです。

サイボウズを例に取れば@500円×100名=5万円/月の投資で
社内共有から社員共有リテラシーが育めると考えると安い投資と思いませんか

特にグループウエアは通常機能のほかに、社内(社員アイディア)で
如何様にも成長して行く可能性(社内インフラ)になり得る機能です。

「迷うなら一歩進め」です、悩んでいる暇はありませんww
社内に点在したPCを一気に横連携で繋げて成果を出していきましょう。
次のお悩み相談で多いのが

「グループウエアの選択は何が良いの?」

グループウエアでググりますと玉石混交状態で
すごい数の製品が出て来ます。
実際問題、基本機能は大差無く差別化要素が値段になる部分です

ズバッと回答
「メジャー製品を選んでおけば問題無いです」

これは重要な要素で多くの人(企業)に選ばれていると言うことは
フィードバックも早く、事例もたくさんあり
もちろん関連情報も溢れており、他機能(他社製品)連携も優れています。

後は好みや近くに実績(相談出来る方)があるかが大きな判断になると思いますが
簡単にサイボウズオフィスとMicrosoftOffice 365、G Suite
あたりで比較検討してみます。

個人的にはGSuiteあたりが汎用的でお勧めですが
ほとんどの企業はofficeツールにMicrosoft製品を使っているのでここでは除外
(G SuiteはGoogleスプレットシートやドキュメントを推奨しているため)

MicrosoftOffice 365とサイボウズあたりが対抗馬になるかと
*その他製品は大差無いのでここではパス
この2製品の成長の歴史が異なります。

言わずと知れたサイボウズ
この分野の老舗企業です、グループウエアに特化して
いち早くクラウド対応して他社連携も強いです。

Office製品の雄、MicrosoftOffice 363
こちらはExcel、Wordをベースにした情報共有をベースに成長した
グループウエア(もどき)でして、印象的にはクラウド移行段階の必然性で
グループウエアに進化したイメージ。

そのような時代背景と歴史的に判断して見ると

中小企業では「サイボウズ」をお勧めします。

サイボウズを推す理由
中小企業向けのPCツール群として
・OAソフトウエアはMS-Office
・連携用グループウエアはサイボウズ

がベストと言うよりも無難な判断になると思います。

次に重要となるのが、ユーザースキルの進化の過程で成長出来る仕組みです。
①PCをデータ管理用としてMS-Officeツール群を使う
②サイボウズで作成した情報を共有したり、社内情報を集めて効率化

次に進めたくなるのがシステム間連携です、その際に出てくるのが
③連携ツールのキントーンorRPAツールです

人の欲はつきません。
③まで進んだ段階で初めて合理化とかDX議論が出てきます。

多くの会社が同じ悩みで、同じ思いで検討して
最後に選ばれたのがこれらの商品です。

それなりに長く売れているのには理由があります。
今更やるかやらないかで悩むことなく
サクッと導入して使い方の方で悩みましょう

3本立てのストーリーで最後のお悩み相談で多いのが

「グループウエア導入までの手順」による不安の相談。

ツール選定と導入までは決定したが
①社内でどのような体制で
②部署単位導入?全社一括導入?

これも意外に悩み所ですね…

ズバッと回答です。
一部門と言うよりも、会社の中核となる「総務部門」で導入しましょう

理由から
グループウエアの特性上会議室予約や備品予約、ファイル共有(ディレクトリ構造設定)諸々があるので、環境設定から総務部門で評価検討を進めて広げて行きましょう。

総務部門で有れば、情報の入り方をコントロールできるのでこれがベスト
上記の問題も簡単にクリアです。

さてソフトの導入です
皆さん最初は戸惑うと思います
実はやる事は非常に多いです…でも大丈夫ですゆっくり進めれば
導入ステップのマニュアルは充実していますのでww

・ユーザーアカウントの登録(管理者は複数名決めておいた方がいいですね)
管理者とは個人ユーザーアカウントの変更登録削除権限を持った方
・共有スペースや備品の登録(会議室や備品、プロジェクター、車両など)
・共有ファイルのディレクトリ構造の決定(これが地味に重要です)
個人ファイル用では無く、部署内共有や全社共有の情報整理です。
・共有のスペースが出来たら、個人スペースの設定です。
スケジュール管理や職位権限情報設定
・導入マニュアル(社内展開用)、運用ルール(守るべきルール)

この辺までを一部署内で数ヶ月運用すれば、皆さん馴染んでくると思います。

次が全社展開のステップになります。
この時には総務担当者が馴染んでいるので皆さんで協力してサポート出来るはずです。
特におじさん方(管理職)のサポートは大変ですがww
ある程度社内展開が完了した段階で、本命です

・ワークフロー(承認回覧)の設定を行います。
ここは意外に難儀ですので先ずは簡単な内容からお試し導入してみましょう。

こんなステップで進むと良い感じです。
この頃になると、多少のクレームや前向きな意見も出てきます。
そうして、ようやくDXの一歩に近づきました。

先ずはまちの総務にご相談ください。