グループウエアって知ってますか？
グループウェアとは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。ネットワークに接続されたコンピュータ（のユーザー）同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したものである。様々な機能が一つのシステムに統合されており、それらが有機的に結合しながらユーザにサービスを提供する。近年では、インターネット・イントラネットの技術向上に伴い、ウェブブラウザ を使用したシステムが主流になっている。
Wikipedia
要約しますと、業務効率化を目的としたソフト群の集まりで会社がそれぞれの機能をセットにして販売しているパッケージ群です。
一般的な機能的には
電子メール機能、電子掲示板（BBS）機能、ファイル共有機能、スケジュール管理機能
ワークフローシステム（電子決裁）機能、会議室予約（設備予約）機能
この辺になります。
金額的にも1人数百円/月だったり、月額数十万円～ウン百万
「グループウエア」で検索するといっぱい出て来ます。
今回のテーマは「グループウエア」の中でも特にニーズは高いが使いこなせていない機能
「ワークフロー」い付いて言及して見ます。
ここで言う「ワークフロー」とは、企業内で日々行われる承認回覧文書（押印書類）のやり取りを電子での承認回覧を行うシステムと解釈して下さい。
多くの人や組織、職制が存在す会社では、当然上長の承認とか社長決裁、他部署調整とか発生します。
しかも、紙文書を持ち回りや配布して承認印を求めたりしています。
これを手間と考えている方が相当数いると言う事です、この手間課題を解決するのが
「ワークフロー」と言う電子承認回覧のシステムになります。
そこで業務効率化の急先鋒として上がるのが「ワークフロー」になります。
社長「我が社も何かDX改革をしなくてはだね」
社員A「それなら承認回覧を電子化して便利にしましょう」
社長「ワークフロー？それって便利になるの？お金が掛かったり手間が増えるのは嫌だよ」
社員A「・・・・一応、調べてみます」
こんなやり取りが目に浮かびますww
しかし、こんな事実も有ります。
「グループウエア」を導入しているが「ワークフロー」を使いこなせていない割合は３割近くいるそうです。
理由としては
設定方法が難しく、一部のメンバーしか使いこなせない、設定変更などの業務が属人化
操作が複雑、使いづらい、ユーザーから管理者への問い合わせが頻発
その結果ワークフローシステムがなかなか従業員に浸透しない
特に承認回覧は複数部署が絡むために、利害関係者の理解を得るのも難しいです。
PC嫌いの上司もいます、承認者が不在時は承認が滞ります、差し戻しも考慮しないとです。
せっかく便利にしようと頑張ったキーマン（推進者）ですが、設定や問合せ、挙句の果てには利用者クレームの雨あられ・・・スイマセン、ネガティブ情報ばかりで
でも、これは私も旧職時代に経験した内容です
安易に「ワークフロー」に手を出すとヤケドしますww。
それでも、しっかり運用に乗れば後戻り出来ないのも「ワークフロー」です。
中小企業での「ワークフロー」大手が使うような複雑で多岐に渡る「ワークフロー」では無く
中小企業の身の丈に合った特化型「ワークフロー」の実現が有効と信じています。
グループウエアの相談は「まちの総務」にご相談ください
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