【改善事例】 業務効率デジタル化展開ストーリー 士業事務所編
・司法書士、会計、行政書士事務所の参考事例
事務系業務のデジタル化改善案として全ての業種で参考になると思います。特に士業系の業務は専門性や小規模や個人事業主も多いために
昔ながらの業務遂行から脱皮出来ずに不効率な業界と伺っています。そんな業界にも何か参考になればと言い想いで具体的な参考事例を公開します。
業務効率化の仕組みとして「グループウエア」の導入を推奨します、そのグループウエアを有効に活用するための準備段階としての展開ストーリーです。
展開ストーリー
第一ステージ
共有ファイルの保存先の体系化
チームとしてファイル共有と言う概念があるか、共有ファイルのどこに何があるか？置き場所が管理されていますか？意外に出来ていない共有ファイルの保存先の体系化からはじめます。
第二ステージ
顧客情報マスターのデジタル化
情報の一元化は出来ていますか？手書きや二重打ちしてませんか？
マスター情報はメンバー間（チーム内）で共有出来ていますか？顧客ヒアリングシートは手書きで無く二次加工可能なデジタル化しましょう。
第三ステージ
業務フローチャートの作成
業務のフローチャート（業務タスク）は明確になってますか？業務タスク内の作業の分類は出来ていますか？（コア、ノンコア）業務タスク内の成果物の雛型を体系化（選択式）します。
第四ステージ
業務フローチャートのタスクに従い進行
第二ステージのヒアリングシート（デジタル化）の内容見直しヒアリングシート作成時に業務タスク内の雛型を選択指示ヒアリング情報を中心にそれぞれに業務タスクを進行
第五ステージ
タスク毎の進捗状態の見える化実施
業務タスクをプロジェクト管理ツールの横軸に設定、顧客業務を縦軸に設定して、個々の案件のタスク管理を行うタスク毎の進捗管理の見える化を実施
第六ステージ
ノンコア業務のシステム化を行いコア業務に専念
スケジュール管理で遅れや時間の掛かる部分のシステム化を検討、コア業務とノンコア業務に分類して人員増員配置を行う営業拡大に注力開始
※ポイントとしてコア業務（専門性）とノンコア業務（一般事務）に分けた場合2割がコア業務、8割がノンコア業務と仮説を立てて検証専門家で無くて出来る業務は仕組み化して、専門性のある業務に専念して行きます。
その仕組み化部分がデジタル化の変革内容になります。
以上に内容にステージ分けして実行して行きます。細かなサポートは「まちの総務」にお任せ下さい。グループウエア導入と併せてお手伝いいたします。
「分析無くして改革無し」の精神で
多くの人が見過ごしている基本の機の部分からスタートです。