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╋■┛ 『まちの総務』メルマガ通信 No211
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■未来予想図：プログラムの民主化①バックオフィスSYS各社オリジナルの不要論
まちの総務として進めております。業務の効率化を目標に、共通業務の統合化を目指して企業が横串を入れて協業するスタイルを推奨中でございます。その実現に向けて丁寧に解説させていただきます。
第一弾としまして
先ずは「プログラムの民主化①バックオフィスSYS各社オリジナルの不要論」についての解説です。
・各社オリジナルの不要論？
大前提としては各社大小規模にに関わらず行っておりますバックオフィス系業務に限定してお話を進めます。
例に示します
勤怠管理からの給与計算処理
大手企業などでは社員も多いので自動化システムやアウトソーシングなどを活用していると思いますが。
数十人から百人規模の場合は自社内でオリジナルのExcelなどで運用している会社もあります。
各企業、少ない人数で、SaaSシステム活用している所もあるでしょう。
同様の仕事を手入力で行ったりアイディアを出して効率化している方もいるでしょう。
独自運用行っている担当者にお話を伺いますと
「弊社は特殊な内容なので汎用化は難しいです」とお話をされる方もいらっしゃいます。
会社が出来てから何十年と繰り返されて来て、多少の運用の違いはあれどサラリーマンとして既定の時間で働き、その時間対価としての給与計算処理です。
貴社の「特殊内容は本当に特殊ですか？」
詳しくはWebで
□┓ Excel編集の極意
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■【お金と投資】伝える人、学ぶ人 デジタル時代の知識と感情のあいだで
言わずと知れたビジネス界の怪物級ソフト「Excel」。
今や定番を通り越し、日々の業務で最も頻繁に使うツールのひとつとしてもはやなくてはならない存在です。その一方で、長年使われてきたがゆえの課題も浮き彫りになっています。
Excel運用に潜む落とし穴
特に以下のような課題が、現場の業務改善相談でも多く聞かれます。
- 属人化：マクロや関数を駆使しすぎて、他の人がメンテナンスできない
- 見た目重視：パッと見て美しい表だが、二次利用・加工ができない
- データ量オーバー：PCやExcelの限界を超えるデータ処理
今回は、これらの中でも特に「二次活用ができないケース」について、より深く考察してみましょう。
一覧表の罠 「見やすい」は「使いやすい」とは限らない
現場でよく見られるのが、Excel上で「見た目を整えた集計表」を作るスタイルです。
例えば：
氏名 6/1 6/2 6/3 6/4
山田 ○ ✕ ○ ✕
佐藤 ✕ ○ ○ ○
このような“横展開”の表は、ぱっと見で状況が把握でき、報告書や印刷物としては申し分ありません。しかし、データ分析やシステム連携の視点から見ると、大きな問題をはらんでいます。
問題の本質：「構造化されていないデータ」
詳しくはWebで
□┓ まちの総務コラム
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■【DXコラム】「社内稟議書の勘所」重要なのは貴方に信頼して任せられるか？
企業活動の中でモノを買うと言う行為は必要であり、その際に経営層（関係者）に対して購入許可を得るために「稟議書（購入説明書）」を作成している企業は多いと思います。
これが直に生産に関わり利益を産むもの「加工設備など」で有れば比較的簡単ではありますが。効率化とか合理化の類い主に「デジタル化資産の購入」になると少し趣が変わって来ます。
これは結構地味なデジタル化を阻む課題でもあります。
「デジタル化の効果を如何に説得して予算を獲得するか」の内容に関して考えてみます。
先ずは結論から
「本音は費用対効果はわからないが私を信頼して任せて欲しい」最後はここに尽きてしまいます。社内での信頼関係です「この担当に任せれば安心」と言う関係性です。
ここを履き違えたり、デジタル苦手な上司（経営者）に対する場合、どんな素晴らしいプレゼン資料（稟議書）を作成しても「出来ない理由」のオンパレードで撃沈するケースが多いです。
詳しくはWebで
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□┓ 編集後記
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最近のマイブームは「食による健康づくり」です。
夕食には欠かさず納豆を取り入れ、おやつにはナッツ類をポリポリ。適度な運動の後には高タンパクのプロテインを摂り、必要に応じてビタミンサプリも加えています。無理なく続けられる習慣のおかげで、便通も快調になり、心なしか血色も良くなってきたように感じます。この調子で、楽しみながら食欲の秋を迎えたいですね。
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