企業活動の中でモノを買うと言う行為は必要であり、その際に経営層（関係者）に対して購入許可を得るために「稟議書（購入説明書）」を作成している企業は多いと思います。
これが直に生産に関わり利益を産むもの「加工設備など」で有れば比較的簡単ではありますが。効率化とか合理化の類い主に「デジタル化資産の購入」になると少し趣が変わって来ます。
これは結構地味なデジタル化を阻む課題でもあります。
「デジタル化の効果を如何に説得して予算を獲得するか？」この内容に関して考えてみます。
先ずは結論から
「本音は費用対効果はわからないが私を信頼して任せて欲しい」最後はここに尽きてしまいます。社内での信頼関係です「この担当に任せれば安心」と言う関係性です。
ここを履き違えたり、デジタル苦手な上司（経営者）に対する場合、どんな素晴らしいプレゼン資料（稟議書）を作成しても「出来ない理由」のオンパレードで撃沈するケースが多いです。
そうは言ってもこれでは身も蓋も無いので「社内稟議書の勘所」について書いてみます。
一般的には以下の内容が網羅されると思います。
- 件名
- 概要
- 申請理由
- 費用対効果
これは補助金申請なども同様です。＊補助金や助成金申請などではこれに、社会情勢や市場調査などが含まれます
件名
何を申請するか見出しですよね。これは結構重要で短い文章内に熱き思いや緊急性をまとめる必要があります。
概要
何についての購入稟議なのか？件名についての要約イメージです。簡単な現状課題から入ると落とし込み易いですね。
申請理由
ここが1番、頭を使う所だと思います。承認者が何を判断して決裁を行うか？出来るだけ端的に「この課題に対して様々な選択肢から今回の内容を導き出し最適解として購入したいのです」決裁者の気持ちに寄り添い「単なる自己満足の思い込みでは無く」客観的に表現する必要があります。
費用対効果
ここは2番目に重要で、前述までの定性的事案に対して定量的に表現し、購入必要性を客観的な根拠を示して決裁者に対して納得をしていただきます。一般的にはデジタル化案件で有れば、工数削減（人的工数）の削減金額や残業削減などになりますが、実は信憑性も薄いのもこの部分になります。
特にデジタル化が苦手な関係者にはこの費用対効果部分は余り響かない場合や「今いる人員でできるのでは？」と結論付けられる可能性もあります。
まとめ
デジタル化関連の稟議書作成においては、結構多くの担当者が悩まれている内容です。費用対効果を述べれば述べる程胡散臭くなり。デジタル化の定量的評価は非常に難しいです。ここで多くの担当は幾度となく壁にぶち当たり、跳ね返されていつしか諦めモードに…結果デジタル化が進まない。悲しいかなこれも現実です。
ではどうするか？
ここまでの課題感はどんな綺麗な文章（稟議書）を作っても乗り越えられない壁があります。時には「ない袖はふれない」と言う経済的な場合もあるでしょう。しかし最後に勝つのは「人間関係」です（身も蓋も無いですが）
「貴方に任せれば安心」と言う個人ブランド化が重要になります。
そのためには単なるデジタル化知識だけでは無く、経営者目線や経営戦略部分まで理解する必要があります。再現性は難しいかもしれませんが、デジタル化で成功している会社では「経営者と信頼出来る担当者」の両輪で回っているケースが多いです。
「うちの会社は…」と嘆く前に、自身が経営者だったらの目線に立って結果にコミット出来る人材を目指して下さい。
こんな「社内稟議書作成」に関してのサポートも行っております。第三者目線で経営層のお尻に火を付けて行くお手伝いもしております。企業さま向け「デジタル推進サポートプログラム」のご提供
以下は「ChatGPT」による要約解説
社内でモノを購入するための「稟議書」作成は、信頼関係が重要な要素である。特にデジタル化に関する稟議書は、効果を説得することが課題となる。稟議書の勘所として、件名は短く熱意を込め、概要は現状課題から入ると良い。申請理由は、決裁者の立場に寄り添い、客観的に表現する必要があり、費用対効果は定量的に表現し、信憑性のある根拠を示す必要がある。デジタル化に苦手意識のある人には、費用対効果が響かない場合があるため、稟議書の作成には注意が必要である。
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