「客先からの見積書・請求書を電子データに変換したい」
毎月何十通も届く見積書や請求書。郵送やFAX、時にはメールで送られてくるPDFを社内システムに入力するのは手間がかかります。この作業を効率化するために、OCR（光学文字認識）を活用して自動でデータを取り込む仕組みはないか——そんなご相談をよくいただきます。
この課題は、多くの企業で日常的に発生しているものです。しかし、相手（取引先）が関与するため、なかなか改善や変革が進まないケースが少なくありません。
ケーススタディ：デジタライゼーションとDXの視点
この問題を解決する方法として、次の2つの側面から考えてみましょう。
- デジタライゼーション：自社でOCRを導入し、紙の情報をデジタル化する
- DX（デジタルトランスフォーメーション）：取引先と連携し、電子データでのやり取りに移行する
自社でOCRを導入して紙情報をデジタル化
多くの企業が最初に考えるのは、OCRを活用した紙情報のデジタル化です。一般的な流れとしては、
- 紙の見積書・請求書をスキャナーで読み取る
- OCR機能を使い、デジタルデータへ変換する
- 変換されたデータをシステムに取り込む
近年では、OCR技術も進化し、自動読み取りやデータの層別処理が可能な製品も登場しています。これにより、目先の業務負担を軽減できます。
しかし、これはあくまでデジタライゼーションの範疇であり、根本的な業務プロセスの変革（DX）とは異なります。
デジタライゼーションとは？
デジタル技術を活用してアナログ情報をデジタルデータに変換し、業務の効率化や新たな価値の創出を図る取り組み。
DX：取引先と連携し、電子データでのやり取りに移行する
次に、より本質的な解決策として、DXの視点から考えてみましょう。
見積書や請求書の多くは、もともとPCで作成されています。それにもかかわらず、
- 一度紙に印刷し、それをFAXや郵送で送る
- または、PDFに変換し、メールで送る
というプロセスを経てしまっています。
しかし、PCで作成された時点でデジタルデータ（テキスト情報）が存在しています。このデータを直接取得できれば、OCRを使う必要すらなくなり、業務効率は大幅に向上します。
本来デジタルで作成したデータを、使いやすさを犠牲にしてアナログ（紙やPDF）に変換している。
このプロセスには矛盾や無駄があると感じませんか？
この部分にメスを入れ、電子データでのやり取りに切り替えることこそが「DX」の本質です。
まとめ
見積書・請求書の電子化は、単なるデジタライゼーションにとどまらず、DXの視点でより抜本的な変革を目指すべき課題です。次回は、具体的なDXの進め方や取引先を巻き込む方法について詳しく解説します。