顧客サポートの状況を共有しながらみんなでパッピーになりましょう。
事務系業務の改善案として全ての業種で参考になると思います。

特に士業系の業務は専門性や小規模や個人事業主も多いために昔ながらの業務遂行から脱皮出来ずに不効率な業界と伺っています。
そんな業界にも何か参考になればと言い想いで
「士業をDXハックする」をシリーズ展開致します。

展開ストーリー

第一ステージ:ファイルの共有化

チームとしてファイル共有と言う概念があるか
共有ファイルのどこに何があるか?置き場所が管理されていますか?
意外に出来ていない共有ファイルの保存先の体系化ハウツー編

第二ステージ:情報の一元化

情報の一元化は出来ていますか?手書きや二重打ちしてませんか?
マスター情報はメンバー間(チーム内)で共有出来ていますか?
顧客ヒアリングシートは手書きで無くデジタル化しましょう。

第三ステージ:業務タスクの明確化

業務のフローチャート(業務タスク)は明確になってますか?
業務タスク内の作業の分類は出来ていますか?(コア、ノンコア)
業務タスク内の成果物の雛型を体系化(選択式)

第四ステージ:情報のデジタル化

第二ステージのヒアリングシート(デジタル化)の内容見直し
ヒアリングシート作成時に業務タスク内の雛型を選択指示
ヒアリング情報を中心にそれぞれに業務タスクを進行

第五ステージ:進捗見える化

業務タスクをプロジェクト管理ツールの横軸に設定
顧客業務を縦軸に設定して、個々の案件のタスク管理を行う
タスク毎の進捗管理の見える化を実施

第六ステージ:拡大注力

スケジュール管理で遅れや時間の掛かる部分のシステム化を検討
コア業務とノンコア業務に分類して人員増員配置を行う
営業拡大に注力開始
この様な内容にステージ分けして残して行きます。
異論もあろうかと思いますが、経験的に8割方の効率化は可能です。

※ポイントとしてコア業務(専門性)とノンコア業務(一般事務)
に分けた場合2割がコア業務、8割がノンコア業務と仮説を立てて検証
専門家で無くて出来る業務は仕組み化して、専門性のある業務に専念して行きます。
その仕組み化部分がDXの変革内容になります。

「分析無くして改革無し」の精神で
多くの人が見過ごしている基本の機の部分からスタートです。

-PR-