意外と思うかもですが
システム化第一段としてとして情報の共有化を進めましょう。

『一太郎』利用の農水省が『Word』に完全移行へ　「働き方改革の一環」報道にネットでツッコミ殺到
http://news.livedoor.com/article/detail/14160155/

この記事を読んで、驚いたと共に「フフフ」と微笑んでしまった。
確かに、この記事でネット上のツッコミは面白かった。
しかし、これは一見特殊の事の様に思えるが、多くの企業では似た様な状況で日々業務を行っております。

この状況を「遅れている」とか「失笑」で終わらせて行けません。
時代にやっと追い付いて来たと判断する事も重要かと思います。
弊社は企業様のシステム開発を手掛ける傍ら、多くの企業様を訪問する事があり企業が抱える様々な課題に直面します。

その際に皆さん声を揃えて言うのは「弊社はIT化が遅れています」と言う事を良く伺います。
でも、その中でも何が遅れていて、何を合理化すれば・・・働き方改善に繋がるか？この辺を漠然と思う中で「遅れています」と一言で片付いてしまいます。

システム化やIT化の知識が乏しいのでアイディアが出ないのかも知れません。
各社進まない理由や課題は様々です。これを第三者が「遅れている」とか「時代錯誤」等と言うのはもっての他です。

ココを丁寧に紐解き、相談して良い方向に導ければビジネスに繋がります。

ちょうど、このタイミングで有る会社の業務改善の相談を受けている所です。
ある中堅企業さまですが、トップはどうにかSTAFF部門の業務効率化を行いたい。STAFF担当は何から手を付けたら良いか判らない。

こんな会社は多くないですか？これは特別な事では有りません。
農水省を含む行政もしかりです。

【解決策】

  • ではシステム化しましょう。
  • グループウエアを導入すれば問題解決しますよ。
  • 申請システムを作り承認回覧を自動化しましょう。

20年位前ならこの様な提案を持って進めていたでしょう。
しかし、多くの企業で失敗しているのも経験済です。
状況分析や運用ニーズをせずに、システム化を進めいつしか、システム化が手段でなく目的になって失敗するケースを多く経験しています。

そんな時には、この間に「ワンステップ」をかませる事です。

簡単な事例です。

OA用のPCは有りますが、パーソナルユースとしての仕様に限定し共有文化が無いために紙文化から脱却出来ない。

システム化第一段としてとして情報の共有化を進めましょう。（これがワンステップ）社外用のHPの様な社内専用のHP（情報共有用HP)を構築しましょう。
イメージとすると、市役所のHPを意識して頂くと解り易いかと思います。

  • トップのメッセージ（社長の言葉）
  • 連絡事項、社内広報事項
  • 各種申請書類のダウンロード
  • マニュアルの保管

社内で共有する事の重要性を根付かせます。
申請書のフォーマット等が電子化され共有が進んだ段階で次のステップです。

ここで初めて、システム化の議論になります。
優先順位（仕様頻度の高い申請書類）等から順次、電子回覧（承認システム）を評価検討して行くのです。ここまでくれば既に、申請フォーマットが固定化されていますのでDB化するのも容易です。

この様に、順を追って丁寧に進めて行けば、混乱も軋轢も少なく業務の効率化や費用対効果も見易くなるので予算化や上長の説得もし易くなると思います。

「遅れてる！！」と一言でかたずけるのではなく、進まなかった環境を理解し一歩ずつでも進んで行くお手伝いをして行く事がシステム屋の使命かと。

社内のHP化（イントラネット環境）の充実から進めて見ませんか？
スタッフ業務を効率化したい経営者の方、担当の方問合せ下さい。

ーPRー