とある士業事務所（社労士）のお客様訪問
老舗の事務所で親の代から引き継いで経営している。所長とお話する中「まさに古き良き時代を地でいく」感じ言い方を変えれば、昔ながらの業務スタイルで…
それでも本人も自覚はあり、変われない環境を嘆いています。しかし、昔ながらが染み付いており日々の忙しさにかこつけて変革などは遠い世界のお話のようでした。
トップがこの状況なので、事務員（皆さんベテラン）の方々も今の状況に慣れっこで周りでは何が進んでいるのかも知らずに思考停止している感じです。
「忙しい」がこの業界の慣例
「何しろ忙しい」がこの業界の慣例のようで、日々黙々と入力作業&転記作業に明け暮れこのままでは未来永劫「同じ環境で忙しい」を言い続ける業種のようです。
その中でも気になるのが「士業」と言われる独特の専門職集団、ここには何か聖域があるようで、中々よそもののアドバイスはあまり聞く耳をもたいない雰囲気を醸し出します。
又は過去に多くのアドバイスをいただいたが「外部コンサルトラウマ」になっている可能性もあります。IT専門用語でまくし立てられ契約したけど使えない……これも良くあるケースです。
私自身も所長に最初お会いした際に「売り込まれそう」と警戒心がヒシヒシと伝わって来ました。
先ずはヒアリングで色々と吐き出していただきます。
先ずは徹底的にヒアリングです、色々と吐き出していただきます。聞き役だけに徹します。すると「出るは出るは」課題のオンパレードです。嘆き節しか出て来ません。
実は私の方は既に解答は持っております。その解答はデジタル化ではありません、何度も言いますがデジタル化は手段でしか無いと言う事です。お客様はデジタル化すれば解決出来ると早合点してしまい、失敗を重ねて過去のトラウマになっている可能性もあります。
私自身がお聞きする内容は「業務の断捨離」は出来ていますか？
その断捨離の前に業務自体の「コア／ノンコア分類」は理解しておりますか？これだけ聴きます。すると大概は「頭の中では出来ています」と答えられます。そうですよね、専門職の方々は賢い人は多いですしかし、頭が硬い人も多いのも専門職になります、いわゆる思い込みや長年の慣習にこだわり変化を望まない傾向が
もう一歩踏み込みます。「明文化されていますか？」
「明文化されていますか？」別に文書化しようとは言っていません、事実に基づき分析されていますか？この様にお聞きすると100％の確立でNo解答です。
理由はお分かりですよね「必要性は理解していても忙しくてやっている暇が無い」これが全ての解答です。こんな堂々巡りを繰り返して現場に至りその結果「昭和なアナログ業務」が脈々と繰り返されております。
結果からお話します。「解決策はあります」
これは何度もブログでもお話していますが、この課題は何も御社だけではありません。ほとんどの中小規模のバックオフィス でも同様の課題です。
「あなたの困ったは解決策を持った誰かがいます」
本来なら業務の棚卸し分析からお手伝いしますが、ここは他社でも多くの事例があり既に答えは出ています。
「コア／ノンコア」割合は「2：8」位の割合です。
本来専門職で無ければ出来ない重要な「コア」業務、ここに専念しなければならない所。それ以外の雑多業務「ノンコア」に支配されて本業がおろそかになる。コアとノンコアを同列と捉えてしまい、ノンコアだけがずーっと忙しいと言う悪循環です。
先ずはしっかり
コア：貴方で無くては出来ない又は利益の源泉業務
ノンコア：代わりや代替が聞く業務
これをエビデンスを示してしっかりと理解する必要があります。
ノンコアの内容が明確になれば解決策は自ずと見えて来ます。
そうしてここにデジタル化投資が始まります。
ファイルの共有化、データの一元化、デジタル化による転記廃止
先ずはこんな目先の内容ですが
ここがデジタル化の一歩めの始まりです。
【DXコラム】士業をDXハックする：業務を俯瞰して方向性を決めます（シリーズ企画）
この機会に事務員の方の意識改革から始めましょう。
間違いなくアナログ思考からデジタル思考への第一歩にはなります。
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