多くのお客様と接する中よく聞くワード「忙しい」
忙しいが美徳なのではないかと勘違いするほど、多くの方が口にします。
忙しいを分解しますと「りっしんべんの心と亡くすの合わせ文字」
いわゆる心を亡くす行為が忙しいに由来します。
意味的には
急いでしなくてはならない事に追われている。する事が多くて休む暇もない。多忙だ。まさに仕事が忙しいです
「忙しい」を掘り下げて分解してみます
口ぐせのように「忙しい」を連発する方がいます。常に忙しい人とメリハリがあって忙しいと分かれます。
忙しい方の考えられる思考
- 期日が迫って忙しい
- 物理的に量が多くて忙しい
期日と量に付いては分かり易いです、もう少し心理的な側面からも
- 容量が悪くて忙しい
- 仕事が遅いために詰まって忙しい
- ミスが多く手直しもあり忙しい
同じ忙しいでも「物理的と心理的」では大きく内容も異なり対応策も変わって来ます。一般論として物理的に対しては簡単では無いですが、何らかの手立てはありそうです。しかし、心理的と言う人に依存する場合は一筋縄ではいきません。担当を変えれば解決出来るなどと考えがちですがそうもいきませんね。
この章では心理的な人にターゲットを当てて考えます
人には体力、知力、性格諸々に違いがあります。1伝えて2応える人もいるが、伝えても理解出来ない方もいます。多能工が得意な方や単純作業をコツコツするのが好きな方もいます。
理想は適材適所ではありますが、人材の少ない中小規模の会社ではそうも言ってられません。少ない人材で、今ある能力を最大限活かして進めるしかありません。
「そんな簡単に出来るかよ」ってツッコミ覚悟で読み解きます。
私のブログでも度々登場します「業務分析による業務の棚卸し」です。又出たって言わないでね
何度でも言いますが、やっぱりここしか解決の方法は見当たりません。業務を細かく分析分類して単純作業とマルチ作業で仕分けて担当させるとは言え良くある反論は「理屈はわかるが人数が少ないのでマルチで動いてもらわないと困る」です。このギャップが埋まりません。
落ち着いて整理します。
マルチが苦手な人に任せても絶対に強みは活かせません、強みを活かす内容にシフトさせましょう。こうする事でストレスフルで過ごせるかもと言う仮説です。
この仮説を基に業務分析です
多くのお仕事、日々や週、月単位で見れば内容に多少差はあるかもしれませんが新規ベンチャー企業でもない限り、半年や年単位で見ればルーティン業務を行なっていると推測します。
ここに2：8法則を当てはめて見ます。
2割が新しい仕事で8割は既存業務の繰り返しとします。シンプルに8割部分を分解して仕事内容を整理します。
- この8割の中には「コア/ノンコア」の割合は？
- その業務は単独で完結、複数人絡む内容ですか？
- 過去の情報（二次活用）で時短になりますか？
- 転記業務は無いですよね
- 苦手なPC作業もありますか（スキル問題）
- 本人が休んだ場合の対応策はありますか？
この様に分解してみると、今まで見えなかったものが見えて来たりします。その様な見方をすると8割の既存業務の内2:8か3:7の割合で7､8割方繰り返しの「ノンコア業務の可能性大です」
ここからがポイント
この割合は仕事の量では無く仕事の質の問題です。マルチ能力が必要な業務と単純繰り返しで対応出来る内容です。
ここまで出来たら、この業務に人を当て込む方法にです。マルチで器用にこなせる人には多能工に特化、単純作業をコツコツする方にはルーティン作業に特化
ここだけ見ただけでは「理想論」と言われそうですが
この方法は外国人派遣などを行う製造業や福祉施設などでは用いている内容です。これは再現性もあり、働き方のモデルケースです。
これがいわゆる「多能工 単能工」になります
特に小規模事業者や士業事務所などは、事業開始当時は少ない人数で少ない顧客の中で「多能工」で行いますが、徐々にお客様も増えた段階では人に依存してしまう「多能工」では限界も出てきます。
これは事業拡大時に陥る成長痛と一緒です「多能工」のまま人に依存して事業拡大すると確実に「多忙と人不足」に陥ります。
その時に「多能工 単能工」の仕組みを考えて行ければ業務整理と人の特性も活かせます。ワンマンプレーチームからワンチームになるのです。と信じています
「分析無くして改革無し」の精神で一緒に進めて行きましょう。
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