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╋■┛ 『まちの総務』メルマガ通信 No188
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■みんなが使えるシンプルなFAQサイトでなんだろう？
「まちの総務」の課題でもあります、FAQサイトについて明快な回答が出ていません。誰か助けて Helpです。中小企業のITサポートを行っておりますがその中での要望課題で「デジタル周り、主にPC系のFAQ情報共有」のお話しです。
もう少し具体的には、企業の中には「ひとり情シス」とか「OA担当」がいらっしゃいます。PC発売当時に比べれば少なくはなって来ているかもですが今でも一定数「トラブル対応、質問」などで時間を取られているとグチにも似た対応サポートを受けるケースがあります。
デジタル案件などであれば、各企業の個別案件質問と言うよりも横を見渡せば「回答を持っている方や既に回答済の案件」である場合が多いです
なのでデジタル関連情報の質問やトラブル対応などは各社個別対応では無く、過去の情報ナレッジ「FAQ」として「まちの総務」的な立場で横断的な「FAQナレッジ情報サイト」が出来ないものかと考えます。
イメージとすると
- 質問があった際に、過去情報を検索して該当があればそれで回答
- 過去情報が無ければ、対応出来る方が回答してアーカイブ化
- 検索苦手な方にも簡単UIで利用し易い画面に
こんな感じの「情シスFAQナレッジ情報サイト」の構築をしたいです。「構築したいです」と言う作り手の思いと、使い手のイメージがまだリンクしていない部分が悩みです。
悩みの内容（課題）としては
既に回答が出ている内容でも、多岐にわたるためカテゴリ別にしても階層が深くなり使う方が目的の回答（必要とする内容）にたどり着けるのか？になります。
詳しくはWebで
□┓ 生産管理システムのDX
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■【DXコラム】⑤生産管理システムDX 「既存踏襲派 vs. 改革推進派」は混ぜるな危険
生産管理システムをDXの観点から紐解くシリーズブログです。
システムを細分化して考えることで新たな視点が得られる一方、そこには大きな壁が立ちはだかっています。
それが 社内政治、「既存踏襲派 vs. 改革推進派」問題 です。
社内政治が改革を阻む現実
前回、業界全体の改革が進まない理由として「数十年にわたり変化しない旧態依然の仕組み」があることを指摘しました。しかし、問題はそれほど単純ではありません。現場の現場では人の想いや過去のしがらみ、そして社内政治が複雑に絡み合い、改革を阻んでいるのです。
以前、生産管理の仕組みを分解して考察しましたが、生産管理システムとは「効率的な理想の仕組み」ではなく、実際は 「自社の運用をそのままシステム化したもの」 に過ぎません。
・各企業が自社の運用に沿ってシステムを開発
・同じ目的でも手段やこだわりが異なり、結果的にオリジナル開発が進む
・SIerは共通部分を抜き出し、汎用化を試みる
・しかし、リニューアルの際に「自社の運用と異なる」として却下される
この流れを延々と繰り返し、現在に至っています。
そんな状況の中、「これからは汎用品に業務を合わせていきましょう」と提案すると、既存踏襲派からは以下のような反論が噴出します。
・「仕事を理解していない人にはわからない」
・「自社の運用には合わない」
・「過去からこの形でやってきた」
結果として、改革推進派はなす術もなく、社内政治の中で 古参社員や経営層に論破されるという構図が生まれます。
この話、どこかで見聞きしたことはありませんか？
「改革推進派の疲弊」がDX停滞の要因
こうした対立が 数十年にわたり繰り返され、結局、改革推進派は 「戦うのも面倒だ」 とトーンダウンしてしまいます。一方で、社外に目を向けると「DXだ！変革だ！」と声高に叫ばれています。しかし、現場のリアルを知る者にとっては、それが虚しく響くこともあるでしょう。
では、この問題に特効薬や処方箋はあるのでしょうか？
詳しくはWebで
□┓ まちの総務コラム
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■【DXコラム】『まちの総務』が目指す世界観、中小企業のお手軽BPOサービス
『まちの総務』って結局何？
どシンプルなご質問を伺います。確かに作り手側は細かく説明していますが細かければ複雑でそこじゃ無い感が出てしまい自己満足な内容になってしまいます。
「まちの総務」を一言で言うと
大手では当たり前のように進んでいるBPOサービスを中小企業でもリーズナブル且つカジュアルに活用できるBPOサービスの展開この部分がスタートになります。
企業内の共通業務（ノンコア業務）自体を外部の会社に委ねて自社社員はコア業務に徹して効率化を行うサービスでこれは多くの大手企業が数十年前から実施している内容です。
しかしながらBPO自体に高額な資金も必要で大手の独壇場で中小企業には敷居が高く手が出ない部分でもありました。その課題を解決して中小企業でもリーズナブル且つカジュアルにBPOが活用出来る仕組みをサポートしたい
そんな思いが「まちの総務」の原点になります。
それでもまだ「？？？」マークは消えていないと思います。で結局何をしてくれるの？どんなメリットがあるの？使うと何が便利になるの？総務業務も幅広いので出来るの？
先ずはBPOのはじまりから紐解く必要があります
BPO活用のメリット
業務プロセスの外部委託は、貴重な人的リソースの浪費防止とコア業務への人的リソースの集中を実現し、迅速な事業展開を可能にします。いわゆるバックオフィス と言われる、企業の共通の業務をコア社員では無くBPOを活用して効率化や業務改善を進めます。
この考え方って「大手だけですか？」
企業の規模に関わらず中小企業でも業務に横串を入れると、同様のお仕事を少ない人数で忙しく行っていませんか？ポイントはココです。
大手の予算が潤沢だから導入出来たBPOを、仮に格安でカジュアルに使えたら自社の業務の改善につながりませんか？もっと言うと予算や少ない人員の中で忙しくお仕事をしている中小企業こそBPOが有効では無いですか？
そこで良くある質問
「自社の固有情報が外に出るのはけしからん」と言われますが「アレ、大手は大丈夫で中小はダメなの」と単純なる回答です。これは一昔前前の「自社の情報をクラウドの外だしなんてけしからん」議論と同様です。そんなクラウドも昨今では多くの企業がしれっと使っています。ようやく価値や有効性が認知されて来たのだと思います。
数年前ならそんな『まちの総務』的な考え方はけしからんと一喝されたでしょうがようやく時代の流れに乗って来ました。
詳しくはWebで
□┓ デジタル講座
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■【デジタル講座】Excelシステムの限界と最適な移行戦略──ノーコードツールとの共存を考える
近年、「脱Excel」という言葉をよく耳にします。しかし、実際の現場ではExcelを駆使したシステムが深く根付いており、単純に置き換えるのが難しいケースも少なくありません。今回は、お客様から寄せられた具体的な相談をもとに、Excelで構築された複雑な社内システムの限界と、その最適な移行戦略について考えてみます。
■ 相談内容：Excelで構築された複雑なシステムの限界
ある企業では、社内業務を効率化するためにExcel（マクロ含む）を駆使して、非常に高度なシステムを構築していました。しかし、次第に以下のような課題が顕在化してきました。
・データ量の増加により、Excelの動作が重くなってきた
・情報共有が難しく、属人化が進行している
・データの再利用がしづらい
・他システムとの連携が必要になってきた
これらの課題に対し、「ノーコードツール（例：kintone）への移行を検討すべきか？」という相談を受けました。
■ 「脱Excel」の難しさ──ノーコードツールへの単純移行は難しい？
一般的に、「脱Excel」の解決策としてノーコードツールの活用が提案されます。しかし、今回のケースでは単純な移行では解決しない問題がありました。
現状のExcelシステムを詳細に分析すると、以下の特徴が見えてきました。
・複雑な条件分岐と大量の入力データを処理
・他のシステムとの高度な連携
・Excel特有の自由度の高い仕様
これをそのままノーコードツールに置き換えようとすると、大幅なカスタマイズが必要になり開発コストや工数がかえって増加する可能性があります。また、「属人化」や「継承性」の課題も、単にノーコードツールに移行するだけでは解決できません。
■ 最適解は「ハイブリッド運用」
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□┓ 編集後記
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マイナンバーの有効利用（用途拡大）の一環として2025年3月24日より「マイナ運転免許証」（マイナ免許証）としての運用が開始されます。これにより、運転免許証に関する手続きが簡素化されたり、様々なメリットが期待されています。デジタル化推進を生業としている立場からも「マイナ運転免許証」は大歓迎の立場でもあります。導入当初は様々な問題も発生するでしょうが、何事も始めて見ないと進みませんね。前向きに捉えて行きたいと思います。
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