前回の記事では、「確認のための確認のお仕事『それやめたら』」について触れました。
今回はその後半「源流管理が不可欠な確認業務の見直し」をお届けします。
勤怠管理などの確認ミスを防止するための「多大な確認作業」についての続きです。
「確認のための確認」をどのように改善すべきかについて考えてみましょう。率直に言えば、たまに生じるミス（偶発的に発見される問題）があるのは避けられないことです。ただし、これらのミスを見つけるための確認作業は即座に廃止されるべきです。（ミスを発見する確認作業では無く、ミスが発生する原因を究明すべきという議論）
一方で、担当者としては業務に完全に無縁になることは難しいかもしれません。より現実的なアプローチとして、ミスがあった場合、それが誰にとって問題となるかを明確にすることが重要です。
現在、誰かしらが何かしらの方法で監視している状況ではありますが、責任の所在が不透明です。
今回の例として挙げる「勤怠管理」は、給与に直結する業務です。例えば、少なく支給されれば給与受取人が不利益を被り、逆に多く支給されれば企業が損失を被ります。このような事態を避けるためには、明確な整理が必要です。特に、ミスが発生した場合（ここでは勤怠入力の漏れなど）、それに対するペナルティや責任を明確にするべきです。
この様に整理が付けば、一歩前進です。発見されるミス（ここでは勤怠入力忘れ）がほとんどです。このミスが起きたら本人のペナルティ（責任）と明確にすべきです。
方法論は様々ですが、長年の情報を分析すればミスの多い方、インチキする人色々な傾向が出てくるでしょう。ミスを「本人が本人の問題としてリカバリする施策」これを徹底すべきです。
様々な方法論が存在しますが、過去の情報を分析することで、ミスの多発源や不正行為の傾向が浮かび上がるでしょう。ミスを本人が責任をもって解決する施策を徹底することが必要です。
担当者の仕事は、単にミスを見つけることではなく、ミスをなくすための仕組みや施策を考えることです。このアプローチをしっかりとることで、確認業務自体（Excel転記、印刷、FAX、確認待ちなど）が劇的に減少します。これこそがDXがもたらす真の変革です。勤怠管理システムを導入しても確認作業を継続することは本末転倒です。
即座にこの確認作業を廃止しましょう。ただし、個人の活動では限界があるかもしれません。上司と協力して、より効果的な対策を検討してください。「確認のための確認」を根絶しましょう。
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