前回は「マニュアル化」の重要性についてエンジニア目線で書きました。
今回は企業の事務方部門（総務、技術、品管）についてです
まだまだ多くの現場では「先輩の背中を見て学ぶ」的なガテン系文化も根強く残っています。日本のものづくり文化もISO導入当初は「業務マニュアルなんて出来るはずが無い」こんなKKD文化（勘、経験、度胸）に対して黒船の乗ったISOと言う国際標準によって大きくものづくり文化が成長したのは間違いありません。
そんな「マニュアル」についてです。
多くの製造業での製造部門はこの「マニュアル化」は比較的進んでいます。これはISOの功績です。しかし、スタッフ部門（事務方）に目をやりますと殆どが進んでおりません。特に中小規模会社ではマニュアル化後進文化です。
心当たりはありませんか？
理由は以前にも書きましたが「面倒くさい、作っている時間が無い」に尽きます。この部分に経営者も上長も問題意識が薄いのでしょうね、なので社員側も評価されない地味な仕事の上位にランクイン
そうして「マニュアル文化」は醸成せずに今日も何処かで継承問題で苦労する、こんな循環かと思います。経営者も薄々は感じていながらも、忙しい社員に余計な仕事を振ろうものなら「ブチ切れ」間違いなしです…「忙しくてマニュアル作っている暇などありません」これではラチがあきません
具体的事例を一つ
一時的にでも外部の力を借りるのです。それは「スーパー事務派遣の登用」です。社員の「面倒」の裏側には「PCスキルや入力スキル不足」も見え隠れしています。その部分を期間限定でも「スーパー事務派遣」の方にサポート依頼します。
業務を新人に教えるように、一旦お仕事の流れを口頭で良いので説明していただきます。その際に事務派遣の方には手書きメモでは無くPCやスマホメモに入力してデジタル文字として残して頂きます。絶対に手書き文字ではダメです、二重転記の手間が残るので（ここが最重要です）
全ての流れをPC上のテキストに残して行きます。言葉説明を音声で残して後から文字起こしでも良いですが全てテキスト文字に残します。この際に画面スクショも忘れないで下さい。
ここまで出来れば後は簡単です。テキスト文字と画面スクショをコピペしてWordやパワポに整理してください。それにより全体の流れ（作業フロー）や注意事項なども明確になります。画面スクショもあるのでわかりやすくなります。
ここでは精度を求めずに、箇条書きでも大丈夫です。必要なのは処理の流れや説明画面ですのでそこで作ったファイルに表題と更新番号を付けて共有フォルダに保存します。
精度を上げるのは次です。このマニュアルを使い、他の方に教育する際に活用してその時に出た不足部分や重要な部分を追記更新して精度を高めます。併せて更新番号管理（バージョン管理）を行います。
スーパー事務派遣に委ねるのは一時的には費用がかかりますがマニュアル環境の資産が残ると思えばお釣りが来ます。それキッカケで社内文化（マインドチェンジ）も出来ます。
「まちの総務」にて既に複数社にて実証しております。先ずは半年間契約からでも始めて見ませんか？ご相談お待ちしています。
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