「まちの総務」では、お客様とのコミュニケーションや業務の効率化を図るため、「士業DX」の一環としてデジタル化推進を進めています。段階的なアプローチを取ることで、デジタル化の方針が明確になってきました。
一方で、進展した中で「ファイル名はどの程度重要か？」という問いが浮かび上がりました。適切な答えとしては、ファイル名に一貫した命名規則を定め、体系的に管理することが最善です。
ただし、「最初から完璧を求める必要はないかもしれません」という理由もあります。過去の文書までファイル名を変更する必要はなく、フォルダ構造が整備されていれば、あまり神経質になる必要はありません。
ただし、ひとつだけ重要な点があります。
特に作業マニュアルなどは、できるだけ命名規則に従ってファイル名を付けることをお勧めします。これは、ISO（国際標準）を取得し、文書管理を充実させている企業ならではの常識です。
共有ファイルサーバーの階層構造に合わせてファイル名を付けます。例えば、
「M 00- 00-001.doc」
「M:マニュアル & 00：業務単位 & 00：業務フロー & 001：連番」
このような形です。これにより、共有サーバー内の該当フォルダに簡単にアクセスできます。
重要なのは、共有サーバーのフォルダ構造に合わせて番号付けを行い、その番号（階層）に応じてファイル名を設定することです。
このようなシステムを理解してもらうための説明はわかりやすいでしょうか？これができれば、グループウェアを活用した本来の「共有」が実現し、業務効率化につながる一歩となります。
初めは手間がかかるかもしれませんが、デジタル化は業務改善の重要な要素であり、DXの一環として取り組むべき課題です。皆さんと知識を共有しながら、デジタル環境の向上を目指していきましょう。