前回は「忙しいを分解して見る」と言うテーマで書きました。
多くのお客様と接する中よく聞くワード「忙しい」忙しいが美徳なのではないかと勘違いするほど、多くの方が口にします。 忙しいを分解しますと「りっしんべんの心を亡…」しかし、現場での反応はもう少し違う所にあります。
「理屈はわかったが、先ずは目の前の忙しさをどうにかして」と言うのが本音
日々忙殺されてあれこれ考えているヒマなど無い、コンサルとか合理化と言うので有れば先ずは目先の改善をしてから言って
これが現場のリアルな声で、多くの皆さんの嘆き節です。非常に悩ましい問題ですよね。経営拡大と共に顧客が増え、ニーズや問題も増えて来て業務効率化している時間も無く、忙しさだけが増して疲弊頑張って人を補充しても仕事の進め方は変わらないので単に増えた人員で増えた業務を補填するだけ
結果、結局忙しさは変わらない………と言う悪循環
これが全事業者に共通する課題感です。これでは明るい未来など描けませんよね、本当に悲しい事です。
ここでは少し趣向を変えて、劇薬をぶっ込んで見ます。
先ずは「毎日忙しい忙しい」が口ぐせのあなた何か不慮の事が有り「1ヶ月休む事になりました」職場も最初は混乱するでしょう、当然ですね。しかし、しばらくの混乱期を経て会社は傾きましたか？苦しみながらもどうにかなっていませんか
コロナ罹患で急に10日間休んだと想定して下さい。当然、社内は混乱して出勤後の忙しさは倍増するかもしれません。それでも、出来る範囲は1人の内容です（もちろん残業も増えるでしょうが）
優先順位をつけて遅らせたり業務調整を行なっていませんか？この辺にポイント（ヒント）がありそうです。
今やっている仕事はあなただけしか出来ませんか？
代わりに出来る人はいませんか？
こんな感じで自問自答して見て下さい、この様な思い込みもありませんか
「私しか出来ない」や「人には渡したく無い」人に渡すと私の仕事が無くなる
私の仕事は特殊なので他社事例など役に立たない
事をややこしくする内容になり改善や合理化の芽を潰しかねない問題です。この様な方に課題を提示しても軋轢（警戒心、拒否反応）しか生まれません。冷静にお話しするには分析によるデータに基づくエビデンスを見せて理解を促すしかありません。
多少乱暴でも「あなたがいなくても回る世界」を見ていただき
その中から「あなたで無ければ出来ない仕事」を見出して改善を進めます
そのためにも「目先の忙しいさの改善」も大切ですが、多少の遠回りでも「業務分析」は担当の納得材料としても絶対に必要になる内容です。
時間をかけてもコア／ノンコア層別を行い、ノンコア部分を明確にしてからその部分に第一優先で人員増強、第二優先でシステム化この様に分解してから次の施策を進めて行くのがセオリーです
これは言い古されてはおりますが
多くのお客様でも再現性も高く業種に関係なく進めるべき内容です。この様に私自身も言語化しながら再現性を高めていきます。業種別の成功事例も増えてきましたので「改善フレームワーク」を定義して多くの皆さんの「忙しい」を「明るい未来を考える事が忙しい」に変えて行くお手伝いをしていければと思います。
それが「まちの総務」に課せられた使命です・・・何の使命感なのかww
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