お客様のシステムやDXサポートを行う中色々な気づきをいただいております。
そんな中、やはり近々の課題は「忙しい」の改善を行うため業務分析を行いながら「非効率になる原因究明」を進めています。
以前こんな記事を書きました
非効率作業をもたらす「3大要因 探す、調べる、転記する」ですがもう少しディープな「非効率を助長するストレス要因」について書いて見ます。
非効率を助長するストレス要因「確認待ち」
えっ！と思われる方もいらっしゃるかも知れませんが
お仕事をする中で、自身で完結出来る業務と誰か（第三者）に確認を行う業務があると思います。自身で完結出来るのであれば自己責任で遅い早いは能力差ですが第三者が絡むと少し変わって来ます。
自社内であれば
・上司の承認まち
・関係部門の調整待ち
社外であれば
・社外担当者への確認承認待ち
・お客様の判断待ち
多くは第三者に依存する場合が多々あろうかと思います。その際に事が「待っている（その間業務が進捗しない）」が結構ジャブの様に効いて来ます。数値的なエビデンスはないですが、これらを累積すると結構な待ち時間や待っている間のストレスはいかほどの物かと思います。
でも、実はこれは中々表に出てこない隠れた「効率阻害要因」で実際担当者も意識しておらず、改めて「指摘」されて理解している様です。逆を返せば「昔から染みついたやり方」で「仕方ないよね」が根底にある様です。
「確認待ち」の改善こそがDX
⁇これってデジタル課題では無いですが「DX」なの？も含めて掘り下げ解説して見ます。
「確認待ち」をデジタル的に分解して見ましょう。
「確認待ち」から考えられる思考
- お仕事ミスを第三者確認で責任回避
- 上長やお客様への承認をもらう事で責任移譲
この様に考えると「責任移譲」辺りが目的の様です。
この「責任移譲」も言葉を変えると「責任転嫁」になりますがこれも社内、社外、担当立場によっても変わって来ます。これら場合分けすると余計に混乱しますのでデジタルの力で解決出来そうな具体的内容に沿って研究しましょう。
ケース①：社内では承認
承認すべき内容はどれなのか？この書類（資料）は連絡だけで大丈夫なのか？
資料の内容について管理を明確にしておくと良いです。
ケース②社外の承認と通達（共有通知）を分けて考える。
社外のお客様の場合は社内とは少し異なる。可能な限り権限移譲を行い、結果報告で済むような運用にして行く。
社内の場合は比較的デジタル化による情報共有も可能なので資料の内容によって使う分ける事が重要。しかし外部のお客様の場合は先方の都合でデジタル化の差が出てくるので先ずは権限移譲や事後報告等で業務整理して進める。将来的にはクラウド対応でWeb共有等で共有を進める方法も検討
「確認待ち」のための「確認内容」を明確にする事で効率化へ一歩前進して行きます。
全部一緒くたにせずに場合分けして進めて行きましょう。
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