【DXコラム】議事録の意義を再定義、なぜ議事録に時間をかけるのか？かかるのか？

多くの企業が議事録作成に多大な時間を費やしているという事実に触れました。この問題に対して、生成AIを利用して時間を節約することが提案されていますが、私は個人的にはAIの過剰な使用を懸念しています。大手企業を含む多くの組織がこのアプローチに力を入れているという報道を見て、デジタルトランスフォーメーション（DX）の進路に対する悲観的な見方を抱かざるを得ませんでした。

しかしこれは現実の一面であり、議事録についての私見を述べさせていただきます。

議事録とは何か

まず、議事録とは何かについてですが、その意味や理由は「決定事項と経緯の共有」と「備忘録」にあります。通常の社内会議や顧客との会議における議事録は、会議で議論された内容や決定事項を記録し、関係者と共有することを目的としています。これにより、誰が何を決定したのかが明確になり、日常業務に役立てられます。

要するに、議事録の最も重要な役割は「誰が何を決定したのか」という点です。備忘録としての役割もありますが、過去の情報を活用する頻度は比較的低いでしょう。

しかしながら、毎年数回のために1時間も議事録を作成するのは効率的ではありません。過去の議事録を参照する必要がある場合、それが利用可能であれば良いですが、なければ問題ありません。議事録の意義をもう少し簡略化できないかと考えます。

具体的な対策としては、以下の2つが挙げられます。

議事録のフォーマットを箇条書きで作成する。
個人の文書能力を向上させる。

議事録のフォーマットを箇条書きで作成することで、作成効率が向上し、統一性が確保されます。また、個人の文書能力を向上させることで、議事録作成にかかる時間を短縮できます。これにより、1時間の作業を10分に短縮することが可能です。

議事録の作成に時間をかける事がお仕事ではありません。効率的な方法を採用し、時間と労力を節約しましょう。

それこそが「DXの本質です」