「忙しい日常業務はIT技術を活用して自動化しましょう」
この議論は語り尽くせません。
これは理想であり、出来れば誰しも経営者は実現したいと思います。
が、ここにはいくつもの超えなくてならないハードルも多いのも事実
- 目先の投資予算が無い
- 投資の費用対効果が見えにくい
- IT技術やシステムを使いこなせるか心配
- 失敗したら取り戻せない
この様な意見が多いと思います。
しかし、これもトップの経営判断です。
特に中小企業での何をやるか？何が出来るか？では無くて
IT分野が進むか否かは、トップのやる気と決断力が全てである
そんな事例です。
エッセンシャルワーカーの事務手間をIT改善した事例
会社名 つくし保育園
代 表 園長 加賀谷 隆真
住 所 〒373-0815 群馬県太田市東別所町410
園長の加賀谷さまは元々は銀行マンとして活躍後に園長に
前職時に培ったバイタリティと改善アイディアが豊富な方で
特にIT化やDXとは対極に位置する「エッセンシャルワーカー」と言われる
いわゆる「人との接点が一番重要な職種」にあり
日々忙殺される職員に対し、出来るだけこの「接点」を大切にするために
それ以外の雑務（事務仕事）を効率化出来ないか日々模索していたそうです。
園長先生がイメージする園のIT改革とは
保護者へのお便り、日々の申し送り、園児の活動日誌、行政手続き
実際の「人との接点」以外に多くのお仕事があり、これは日々増えており
どちらも無くせないお仕事
保育士からすると、日々のアクシデント、年中行事、保護者との対峙と
声に出しにくいストレスは容易に想像できます。
そこで園長先生は
・出来るだけIT技術を手元で実施出来て
・活字もデジタル化して紙文書を無くす
・情報を共有化して繰り返し仕事を無くす
この辺を目標に、IT投資とIT環境整備を自ら研究したそうです。
第一段の実施内容としては
・園内のWiFi環境整備
・保育職員全員にタブレット貸与
・事務業務管理システムの導入
・保護者と保育士間のコミュニティツールの導入
先ずは事務入力仕事を隙間時間を使って何処でも出来る様に
タブレットでシステムに連携して効率化を実施。
第二段として
コロナ影響で保護者と園児の園内接点がなくなる中
・園内の状況をWebカメラによる保護者への映像配信実施
・保育士による動画作成チームを結成して園内の活動映像配信
・園児向け英語教育のZoom遠隔授業の導入
言うは易しですが、全て園長が自ら学び調べて
環境整備からシステム導入まで実現したそうです。
当然、当初は軋轢や葛藤もあったでしょう
しかし結果的にコロナ禍に於ける様々な変化に対しても活動を止める事なく
今では無くてはならない業務インフラになっているそうです。
そこで「まちの総務」としては
全国の同業種の方々も同じ悩みを抱えているはずです。
問合せ頂ければ具体的な事例や苦労話もお聞かせいただけると思います。
何をやるか？よりも誰がやるか？です。
やらない理由を探すより一歩前に踏み出しましょう。
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