顧客サポートの状況を共有しながらみんなでパッピーになりましょう。
事務系業務の改善案として全ての業種で参考になると思います。
特に士業系の業務は専門性や小規模や個人事業主も多いために昔ながらの業務遂行から脱皮出来ずに不効率な業界と伺っています。
そんな業界にも何か参考になればと言い想いで「士業をDXハックする」シリーズ最終章です。
今まではほんの序章に過ぎませんでした。
DXとは言いながらも、DXの準備段階の単なる合理化のデジタル化でしかありません。
IT化の準備段階の業務棚卸しと業務の可視化をメインにお話を進めて来ました。
実はここまでが1番大切でみなさんが見過ごして来た内容です。
仮にここまで順調に進めば、次のステージは比較的簡単に実現が可能です。
逆にここまでが順調で無い場合は次のステージは絵空ごとに終わる可能性があると言う事実です。
最終ステージ
- スケジュール管理で遅れや時間の掛かる部分のシステム化
- コア業務とノンコア業務に分類して増員配置を行う
- 営業拡大に注力
細かく分けて説明します。
スケジュール管理で遅れや時間の掛かる部分のシステム化
この段階でグループウエアを導入して行きましょう。
グループウエア内のスケジュール管理やプロジェクト管理機能の有効活用業務が明確になりました。
プロジェクト管理機能を使い、各々が進捗状況をチェックする事で情報が共有化され業務をタスク分けした事でチームで作業を行う事が可能になりました。
各チーム担当は一連業務と言うより、業務タスクを事務的にこなすイメージで業務と思考の統一化が出来お仕事遂行が可能です。
リーダーは各プロジェクトを俯瞰で見ることにより、プロジェクトの進捗状況（どのタスクを進捗中）が確認出来、遅れ具合や優先度変更指示が可能になります。
コア業務とノンコア業務に分類して増員配置を行う
ここからいよいよ、今まで取りこぼしていた業務の回収に入ります。
プロジェクト管理の状況を見ていく中、どこの部分がボトルネックなのかわかって来ると思います。
その部分に対して人員増員や配置変更をして行きましょう。
今回の業務棚卸しで「コア、ノンコア」が明確になったと思います。
仮説的には3（コア業務）：7（ノンコア業務）ではないかと
コアである専門職（資格者、経験者）を集めるのは一朝一夕では難しいです。
しかしノンコアとして事務的な業務（PC作業）を行える人員を集めるのは比較的容易です。
ここが今回の大事なポイントです。
今までは専門職の方がコア業務＋ノンコア業務を全て行っていませんでしたか？
これでは効率化以前の問題で単価の高い人が単価の安い仕事を行っていたと言う悪循環に落ち入り「常に忙しく、需要拡大チャンスを逃していた」こんな感じです。
業務を細分化する事で餅は餅屋に任せる、自身は得意分野に徹する。
これこそがデジタル化の恩恵を受けてのDXになります。
そこで最終章の最後の項目
営業拡大に注力
士業の方の本丸は顧客あってのお仕事です。
今まで取りこぼしていた顧客や新規顧客の獲得のためにセミナー集客したり新たな制度を勉強したりとやる事はいっぱいあるはずです。
まさに今まで「忙しさ」を理由にやり過ごして来た内容です。
一気に攻めて行きましょう。
「業務が忙しい」のでは無く「事業拡大に忙しい」に変えて行きましょう。
一緒に伴走いたします、相談お待ちしています。
追記）
ここまでの内容を見ても、本当に動くのはほんの一部です。
多分、色々とやらない理由を探すでしょう、それも世の常ですなので、これらをパッケージ化検討をしています。いわゆる「型にはめる」と言うやつですね。
サブスクモデルでグループウエア内の機能としてパック化して行きます。
そうして多くの多くの業務サポートが進む事を望んで止みません。
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